A gestão de viagens corporativas apresenta desafios significativos, desde o controle de custos até a segurança dos viajantes. Segundo a Global Business Travel Association (GBTA), os gastos com viagens corporativas foi estimado em US$ 1,48 trilhão em 2024, evidenciando a importância de um gerenciamento eficiente para otimizar recursos e garantir conformidade com políticas internas.

Para que tudo ocorra da melhor forma, é essencial contar com ferramentas que tornem o trabalho do gestor mais ágil, estratégico e eficiente. A tecnologia desempenha um papel crucial nesse cenário, permitindo a automação de processos e a obtenção de dados precisos para a tomada de decisões baseadas em inteligência artificial e analytics.

O que um bom sistema de gestão de viagens deve oferecer?

Uma ferramenta eficiente para a gestão de viagens deve contemplar uma série de funcionalidades que facilitem o dia a dia do gestor e garantam o cumprimento das políticas da empresa. Entre os principais recursos indispensáveis, destacam-se:

• Plataforma integrada de reservas: Um sistema centralizado que permite buscar, comparar e reservar passagens aéreas, hospedagens, aluguel de veículos e outros serviços de viagem em um só lugar. Isso garante mais controle, economia e agilidade. Segundo a SAP Concur, empresas que utilizam plataformas integradas podem reduzir em até 20% seus custos com viagens.
• Gestão de despesas e reembolsos: Automatizar a prestação de contas é essencial para evitar erros, garantir transparência e reduzir o tempo gasto com processos burocráticos. Estudos apontam que empresas que adotam ferramentas de automação para reembolsos economizam até 50% no tempo de processamento dessas demandas.
• Geração de relatórios e análise de dados: Para uma gestão eficaz, é imprescindível contar com relatórios detalhados sobre os custos das viagens, frequência dos deslocamentos e padrões de consumo. Esses dados permitem otimizar negociações com fornecedores e melhorar o planejamento financeiro da empresa.
• Monitoramento de emissões de CO₂: Com a crescente preocupação com a sustentabilidade, muitas empresas buscam reduzir o impacto ambiental de suas viagens. Um sistema eficiente deve oferecer relatórios de emissões de carbono, permitindo que a empresa adote medidas para mitigar sua pegada ecológica. De acordo com a Organização Mundial do Turismo (OMT), as viagens corporativas representam cerca de 20% das emissões do setor de turismo. A Essêntir Viagens oferece esse cálculo mensalmente para seus clientes, além da parceira com a startup Meu Pé de Árvore, que realiza o plantio de árvores nativas em APPs (áreas de proteção permanentes), na floresta amazônica.
• Conformidade com políticas da empresa: Garantir que todas as viagens estejam dentro das diretrizes estabelecidas é essencial para evitar gastos desnecessários e manter a segurança dos colaboradores. Uma ferramenta de gestão deve permitir a configuração de regras e limites para cada viagem, ajudando a reduzir violações em até 40%, segundo dados do setor.

Como a Essêntir Viagens facilita a gestão de viagens corporativas

Na Essêntir Viagens, entendemos a importância de oferecer soluções que tornem a gestão de viagens mais eficiente e estratégica. Por isso, utilizamos o sistema Argo, que reúne todas as funcionalidades mencionadas. Com ele, nossos clientes têm acesso a uma plataforma completa para reservas, gestão de despesas e reembolsos, além de relatórios detalhados que ajudam na tomada de decisões. O sistema também permite o monitoramento das emissões de CO₂, auxiliando as empresas em suas iniciativas de sustentabilidade.

Conclusão

Investir em tecnologia para a gestão de viagens não é apenas uma forma de otimizar processos, mas também uma maneira de garantir mais segurança, controle e eficiência para a empresa e seus colaboradores. Empresas que adotam ferramentas avançadas reduzem em até 30% os custos indiretos relacionados às viagens, segundo a Business Travel News.

Se sua empresa busca uma gestão mais estratégica e simplificada, contar com as ferramentas certas faz toda a diferença. Entre em contato conosco e descubra como podemos transformar a gestão de viagens da sua empresa!

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A convite da ProColombia, organização governamental responsável por promover o turismo, exportações e investimentos estrangeiros no país, e do Cartagena de Indias Convention & Visitors Bureau, entidade que posiciona a cidade como destino ideal para congressos, convenções e viagens de incentivo, Fernando D. Jiovanni, do núcleo de governança da Essêntir Viagens, esteve na cidade na última semana de outubro.

A hospedagem foi no deslumbrante Sofitel Legend Santa Clara, um hotel luxuoso construído em um antigo monastério do século XVII, que oferece uma experiência incomparável com diversas atividades para seus hóspedes.

Foram dias muito especiais, repletos de eventos, passeios e networking, tudo para garantir que você tenha a melhor experiência em sua próxima viagem.

Eventos e Incentivos

A cidade se destaca como um destino ideal para eventos corporativos e viagens de incentivo, oferecendo uma infraestrutura cuidadosamente preparada para surpreender seus visitantes.

Com um clima sempre ensolarado e agradável, a cidade é perfeita para atividades ao ar livre. Imagine realizar seu evento com jantares temáticos em fortalezas históricas ou oferecer tours exclusivos pela charmosa Cidade Amuralhada, criando experiências verdadeiramente únicas e inesquecíveis.

As opções de atividades em grupo são abundantes: passeios culturais, visitas às ilhas paradisíacas e workshops de culinária são apenas algumas das maneiras de engajar e inspirar equipes, garantindo momentos memoráveis para todos.

Como chegar?

Não existem voos diretos do Brasil até Cartagena da Índias, é necessário fazer conexão em Bogotá ou Panamá, sendo essas as mais comuns, voando Avianca, Copa Airlines ou Latam.

Brasileiros não necessitam visto para entrar no país, porém é obrigatório estar vacinado contra febre amarela e portar a Carteira Internacional de Vacina.

Clique aqui para saber mais sobre a Carteira Internacional de Vacinação

As belezas de Cartagena

Passeie pelas ruas históricas: Caminhe pelas ruelas de paralelepípedos, admire as casas coloridas com varandas floridas e explore o coração colonial de Cartagena, um Patrimônio Mundial da UNESCO.

Torre do Relógio: Entrada icônica da Cidade Amuralhada, perfeita para fotos e um ponto de partida para explorar.

Praça Santo Domingo: Um lugar vibrante, cheio de restaurantes, cafés e a famosa escultura “Gertrudis”, de Fernando Botero.

Convento e Igreja de San Pedro Claver: Uma visita imperdível para conhecer mais sobre a história local e o legado do santo defensor dos escravizados.

Pôr do Sol no Café del Mar: Localizado nas muralhas, este bar oferece vistas deslumbrantes do mar e do pôr do sol, acompanhado por bons drinks e música relaxante.

Castelo San Felipe de Barajas: Um imponente forte que oferece vistas incríveis da cidade. É uma oportunidade para aprender sobre a história de defesa da cidade contra piratas e invasores.

Bairro Getsemaní: Antigo bairro popular, hoje um dos mais artísticos e boêmios de Cartagena. Cheio de murais coloridos, bares descolados e uma atmosfera autêntica, com o ponto alto a Praça da Santíssima Trindade, local de encontro para moradores e turistas, com comida de rua e música ao vivo.

Passeio de barbo às Ilhas do Rosário: Com praias paradisíacas, perfeitas p

ara práticas aquáticas, mergulhos, snorkel, stand-up paddle, entre outras.

Playa Blanca (Baru): Uma das praias mais famosas com areia branca e mar azul-turquesa. Apesar de movimentada é ótima para aproveitar o sol.

Seja para lazer, viagens de incentivo ou eventos, Cartagena das Índias é sem dúvida, uma excelente escolha para garantir o sucesso dos seus planos, proporcionando uma experiência inesquecível para todos os viajantes.

Fale com a gente.

Essêntir Viagens

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Vamos voltar um pouquinho no tempo, janeiro de 2020, milhares de pessoas com viagens marcadas para as férias de junho, baixa tempora de março e abril pelo Brasil e o mundo. Empresas com grandes eventos em Las Vegas, cruzeiros no mediterrâneo e viagens diferenciadas como um pequeno e luxuoso barco navegando pelos rios da Holanda com um grupo de ciclistas que pedalam pelas cidades escolhidas a dedo para cada parada e noites regadas aos melhores vinhos do mundo.

E, de repente…

…é decretado pela OMS, estado de pandemia em todo o mundo. Fronteiras fechadas, cidades com barreiras de controle de entrada e saída, viagens canceladas, aviões parados, navios retornando vazios para as suas bases e as pessoas se trancando em suas casas em quarentena sem saber quando tudo iria passar.

Bom, se você está lendo isso, sabe exatemente pelo que passamos.

Nós enquanto agência, vimos a quantidade de pessoas que perderam todo o dinheiro investido em viagens compradas de forma online, sem o intermédio de uma agência de confiança ou o contato de uma pessoa que pudesse interceder por elas e buscar soluções para reduzir os prejuízos.

Se, por um lado os fornecedores precisavam do dinheiro dos viajantes para se manter, do outro lado os clientes queriam ressarcimento dos valores gastos.

A solução de muitas empresas foi garantir um crédito para ser usado por um tempo determinado, porém por contrato, diversos serviços já eram não reembolsáveis, e aí é o momento que entrou a ação do agente de viagens.

Aqui na Essêntir fizemos inúmeras negociações para casos que até então pareciam perdidos, e por fim, grandes conquistas foram sendo realizadas, como por exemplo, conseguimos reembolso integral de todo o investimento realizado por um cliente multinacional, para um evento em Las Vegas.

Foram inúmeras movimentações, num trabalho de muito esforço em busca do melhor desfecho para cada um de nossos clientes, e os resultados foram aparecendo:  conseguimos garantia de crédito integral por mais tempo, redução ou isenção de multas, realizar check-out via telefone em Lima para clientes que conseguiram voltar ao Brasil em um voo humanitário e tiveram poucos minutos para pegar um carro do exército na rua e chegar ao aeroporto.

Somamos milhões em retorno de investimentos aos nossos clientes, mas também vimos a quantidade de pessoas perdendo o sonho e todo o valor investido em compras de viagens sem garantia.

Nós não somos super heróis, nem queremos esse papel, aliás é justamente o contrário, somos seres humanos e por isso mesmo sentimos empatia com a dor do outro e nos dedicamos em encontrar as melhores soluções, caso a caso.

Pensem em um mercado que parou quase 100%, e o nosso trabalho foi negociar durante os primeiros meses de pandemia, um a um. Isso motrou o valor da nossa agência, nossos clientes reafirmaram a escolha de ter a parceria de uma TMC como a Essêntir ao seu lado.

Buscamos sempre a melhor negociação, as melhores condições e melhores caminhos para atender aos clientes que já estavam com a gente antes da pandemia e os novos que foram chegando, e foram muitos.

Negociamos tarifas diferenciadas de hotéis, atendemos 24h, você nunca se sente só ou desamparado, o nosso atendimento emergencial realmente funciona!  É fim de semana ou feriado e você precisa de algum apoio urgente? Conte com a gente.

Conheça as principais vantagens de ter a Essêntir Viagens como parceiro:

– Economia nas viagens;

– Diretório exclusivo de hotéis;

– Controle de gastos;

– Relatórios gerenciais;

– Redução de perdas;

– Economia nas locações em acordos exclusivos da Essêntir;

– Atendimento humanizado, você sempre vai falar com uma pessoa;

– Atendimento 24×7;

– Soluções inteligentes;

– Tecnologia de ponta à seu favor;

– Controle na palma da mão;

– Fluxo de aprovação;

– Eventos, viagens de incentivo e de lazer, tudo na mesma agência.

Veja alguns depoimentos de clientes em nosso site, clique aqui.

E vamos bater um papo, pode ser online ou num café, como você preferir.

Venha fazer parte de uma empresa que se preocupa com você e que ainda pretende deixar um impacto positivo ao mundo.

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Todo e qualquer colaborador busca tranquilidade e segurança durante as suas viagens corporativas. Para isso, é preciso estabelecer uma política de reembolso de viagens.

Afinal, passagens aéreas, hospedagem, locomoção no destino, alimentação e serviços de telefonia são aspectos que devem ser planejados e geralmente custeados pela empresa.

Para evitar prejuízos, abusos e imprevistos na hora de reembolsar os seus viajantes diante das despesas realizadas, manter uma política de reembolso bem definida e com detalhes bem organizados é imprescindível.

Isso garante uma maior economia à empresa como um todo, bem como maior comodidade ao colaborador e a toda equipe responsável pelo seu deslocamento a negócios.

Como formular uma política de reembolso

A Essêntir Viagens pode te dar todo o suporte.

Assim você irá formalizar regras e procedimentos para um tratamento justo com os colaboradores e também gera maior economia à sua organização.

Todas estas dicas estão disponíveis de maneira clara e objetiva no novo e-book “Modelo de Política de Reembolso de Viagens para a Diretoria de Empresas”.

Com certeza esse conteúdo será essencial no dia-a-dia da sua gestão de viagens.

O que você encontrará no e-book

• Adiantamento de Despesas

Entenda em quais casos o viajante poderá ou não solicitar um adiantamento de crédito para as despesas durante a viagem.

• Quanto devo reembolsar

Descubra quais são os itens reembolsáveis e os limites de pagamento pela empresa.

• Despesas da empresa ou do viajante

Confira se os programas de milhagem e upgrades são benefícios da empresa ou do viajante; e quem deve custear estes recursos.

• Como aplicar a política de reembolso

Veja como implementar este modelo na sua empresa e em quais situação um reembolso pode ser negado.

Baixe aqui o seu E-Book Modelo de Política de Reembolso de Viagens!

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Oi.

Meu nome é Andre Silva e sou colaborador na Essêntir Viagens, atuo no Núcleo de Comunicação e Marketing e estou envolvido em quase todas as comunicações que você vê por aqui, na construção do novo site, mail marketing e postagens nas redes sociais, Instagram, Facebook e Linkedin.

Resolvi falar de um tipo de viagem diferente, mais do que somente turistar por aí, aproveitar essa oportunidade de conhecer lugares novos e se engajar como voluntário em algum projeto social e fazer a diferença, mesmo que por pouquíssimo tempo, nas vidas de outras pessoas.

Se o seu coração bate um pouco mais forte quando pensa neste assunto, eu te convido a ler mais sobre a minha história aqui abaixo e, Let’s spread love!

Sou natural do interior de São Paulo, uma cidade chamada Jacareí, a 1 hora da capital, e já faz algum tempo que decidi colocar a mochila nas costas e sair por aí, livre na estrada; falando assim parece divertido, uma bela aventura para alguns ou insanidade total para outros.

Existem muitos perrengues na estrada, medos, inseguranças e desafios. Não saber onde irá dormir ou comer no dia seguinte nem sempre é divertido, por outro lado tem algo que a estrada nos dá de presente e que vai muito além de passaportes carimbados – uma conexão sincera com as pessoas, amizades para a vida toda e o respeito pelo ser humano do jeito que ele é, sem julgar, somente observar e ser, além de milhares de abraços, comidas quentinhas e sorrisos que são entregues voluntariamente por aí.

E essa estrada me levou a Tailândia em Agosto de 2016, onde me tornei voluntário em uma escola no interior do país, na divisa com o Camboja.

ICCVTT (International Coordination Center for Volunteer Teacher Thailand).

A missão seria dar aulas de inglês para crianças, claro que o medo me acompanhou, mesmo com um bom inglês na bagagem, dar aulas seria algo totalmente novo para mim, não sabia o que esperar e tive medo de ser um fracasso total como professor.

Cheguei na escola em uma sexta-feira pela manhã, após ter perdido a parada do ônibus e ter descoberto isso somente 2 horas depois, o motorista conseguiu me colocar em outro ônibus de volta e ligou para a diretora da escola que ficou de esperar na estrada, e assim foi, mais 2 horas voltando na estrada cheguei ao local certo e logo, Jirawat, a diretora, apareceu em seu cavalo branco para me resgatar, uma Pajero Branca novinha.

Fomos conversando empolgados pela estrada de terra, com música alta do Laos tocando na rádio, país vizinho da Tailândia, Jirawat adora cantar em karaokês e sempre musicas laosianas. Entramos no terreno da escola e o meu coração já batia forte: Como seria, o que iria acontecer e como as crianças iriam me receber?

Fomos caminhar pela escola, as crianças ainda estavam em aula, entramos na primeira sala e todas imediatamente se levantaram, juntaram as mãos na altura do queixo e como um coral disseram: Good afternoon teacher! Na próxima sala foi igual, e na terceira sala, onde Raiss, uma voluntária chinesa finalizava o seu último dia como professora, fui convidado a participar do encerramento, sentamos no chão e Raiss tocou no violão uma música que havia composto em homenagem a escola.

As crianças sorriam e me olhavam com curiosidade, perguntavam com um inglês muito simples de onde eu vinha e riam quando eu dizia que sou brasileiro. Raiss partiu na segunda pela manhã e eu assumi como o único volutario daquela escola por um mês inteiro. A escola é pequena, possuía 58 alunos da pré-escola até o segundo ano, além de mim e da diretora Jirawat, também haviam mais 3 professores de outras matérias e uma auxiliar para ajudar com os menores.

As crianças mais novas viviam penduradas em cima de mim, nas minhas costas ou pedindo colo, recebia flores quase todos os dias, cartões em forma de coração feitos com folhas de caderno e muitos abraços quase o tempo todo, os professores eram como uma família, recebia convites para festas, jantares, dormir na casa deles ou simplesmente para almoçar em um restaurante simples por ali mesmo na vila.

Após as aulas, os meninos me chamavam para jogar futebol, enquanto as meninas me chamavam para o vôlei; precisei separar um dia para cada turma.

Numa manhã eu estava na sala dos professores e um deles entrou, me cumprimentou e ligou o computador, poucos minutos depois ele me olha e fala: – Teacher (em inglês) e depois uma frase em tailandês que eu não conseguia entender, ele repetiu mais 2 vezes e então fez sinal para eu ir até ele, abriu o Google tradutor na tela e foi escrevendo em tailandês e eu lendo em inglês:

– Entrou uma cobra aqui!

Dei um salto da porta da sala até o jardim externo e saí correndo até a sala da diretora, entrei e fechei a porta de vidro atrás de mim. Jirawat me olhou assustada, eu mal conseguia falar, ofegante que estava apontava para a sala dos professores dizendo “snake, snake” e caí na gargalhada logo em seguida, ela ria junto comigo. Voltamos até o local para procurar a “jibóia” e encontramos uma minhoca gigante, de qualquer forma estava no pé da mesa que eu usava. Fora isso e a quantidade enorme de pernilongos que insistiam em me atacar durante a noite, mesmo com repelente e tela de proteção, nada de anormal aconteceu. Cada dia era um aprendizado novo e mais sorrisos carinhosos, uma parte do almoço era doado pela comunidade local e as saladas feitas ali mesmo, em um cozinha muito simples porém funcional.

Um mês passa muito rápido e quando percebi já erá o último dia, as crianças me enchiam de cartões feito a mão, presentes, flores e até um cachorro de pelúcia, mas os abraços e os beijos foram os mais marcantes, Katchum, uma pequena garotinha que morava em uma casa ao lado do meu dormitório e que tem um sorriso que mostrava toda sua gengiva me abraçava com os olhos úmidos, aquela menininha me encantava com os olhinhos quase fechados enquanto sorria e as flores que constantemente me trazia, ela e a sua irmazinha, Tita, invadiam o meu quarto bem cedinho e ficavam pulando em cima da minha cama batendo palmas e cantando em tailandês, eu adorava.

Na última noite os professores fizeram uma surpresa, me levaram até um restaurante com karaokê, prepararam uma macarronada especialmente para mim e depois fui chamado ao palco onde recebi um certificado das mãos de um secretário de educação, as pessoas me aplaudiam, mesmo sem entender o que diziam em tai, eu estava emocionado e, para não ir embora sem passar vergonha, o secretário me entregou o microfone na mão dizendo para eu cantar.

– Oi? Eu, cantar?

Eu não canto nem no chuveiro, sou péssimo, mas eu cantei não apenas uma, e sim duas músicas, mesmo com vergonha a felicidade não cabia no peito, viver aquilo ali era rico demais, foi inesquecível.

Na manhã seguinte Jirawat me levou até o ponto onde eu iria pegar o ônibus para voltar a Bangkok, ficamos os 2 sentados em uma banco improvisado de madeira com os pés fincandos no chão de terra, depois de um tempo ela me olhou e disse:

– Eu não quero dizer adeus.

Olhei para ela com um sorriso tímido e perguntei:

– E se for até breve?

Ela sorriu e disse que sim: – Até breve eu consigo.

Ficamos de pé e nos abraçamos, entrei no ônibus e parti.

Aquele medo que sentia lá no ínicio, logo que cheguei, nem de perto apareceu, eu pensava na qualidade do meu inglês, se eu seria bom o suficiente para o projeto, ou se seria uma fralde, e não era isso que eles queriam, e sim alguém que estivesse lá, presente com eles, trocando experiências e com o coração aberto para receber imensamente mais do que levou para dar.

Essa foi uma das minhas experiências de viagem e que me conectam muito a essência da Essêntir e a cultura que vivemos aqui hoje.

Sentiu vontade de saber um pouco mais sobre mim? Escrevi um livro chamado “Perdido aos Quarenta” e você pode me acompanhar pelo Instagram @delevenavida.

Um abraço e até logo.

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Os casos de fraudes com falsas agências de viagem online crescem a cada dia, por isso, é importante ficar atento à reputação da empresa; confira dicas para não ser parte das estatísticas

É fácil encontrarmos pela Internet notícias de golpes aplicados por falsas agências de viagem online. Os casos de pessoas físicas ou empresas lesadas pelas atraentes – e inexistentes – promoções de passagens aéreas abaixo da média crescem a cada dia. Contudo, chamam a atenção para os cuidados com o fechamento de viagens pela web.

Somente nos últimos 6 meses um grande número de pessoas viram os seus sonhos de viagem se transformar em pesadelos com falta de reservas nos hotéis ou passagens aéreas inexistentes.

E o transtorno não é apenas financeiro. Os danos morais e emocionais também afetam gravemente as vítimas de fraudes no turismo. Afinal, são pessoas que tiveram negócios não concretizados, lua de mel cancelada ou férias arruinadas por empresas fantasmas.

Vários cuidados devem ser tomados antes de fechar um compra, verificar a segurança do site, reclamações, não se deixar levar por influenciadores digitais, que na maioria das vezes são pagos para vender um serviço, entre outros.

Casos de golpe frequentes

Poucos anos atrás um grupo de 129 pessoas, de diversas partes do país, foram vítimas de um golpe aplicado por uma empresa de São Paulo. Esta vendia pacotes de viagem online para Israel pelo valor de R$ 5.800,00.

O golpe foi descoberto quando aqueles que contrataram os pacotes começaram a identificar transações extras não autorizadas na fatura do cartão. Todas feitas em nome da empresa que realizaria a viagem.

Este é apenas um dos muitos casos de golpes aplicados por falsas agências de viagem online. Por isso, antes de contratar qualquer serviço de viagem pela Internet, é preciso atentar-se a alguns detalhes importantes sobre a empresa que será fechada.

Mais de uma centena de pessoas cairam no golpe de uma agência de viagem online que vendia pacote para Israel. Essas fazem parte do grupo que cai nas promoções fraudulentas de passagens pela Internet (que correspondem a 30% das tentativas de compras on-line)!

A Essêntir Viagens preparou uma lista que você deve seguir para evitar ser vítima de fraudes na internet. Confira:

      Verifique os dados da empresa

Antes de mais nada, é importante verificar se a plataforma online de vendas que deseja comprar as passagens também possui um endereço físico e telefones de contato disponíveis no site. Além disso, consulte se o CNPJ da empresa encontra-se ativo na Receita Federal. Isso garante que ela realmente exista.

      Site blindado

O selo verde ou cadeado, localizado no início do endereço do site (URL), é um modo de identificar que a empresa é segura quanto ao compartilhamento de dados pessoais na hora da compra. Este selo garante que informações, como número de cartão de crédito, CPF e endereço, serão mantidas em sigilo na base de dados da empresa.

      Presença online

Hoje, com as redes sociais e sites de reclamação, é fácil consultar a reputação de uma empresa. Caso surjam dúvidas com relação aos serviços prestados, procure sobre a empresa em sites de busca, verifique os perfis nas redes sociais. Confira comentários dos seguidores ! Uma outra dica é, acessar sites como o “Reclame Aqui”. Em poucos minutos você terá em mãos a avaliação das pessoas sobre suas experiências com a empresa e saberá se deve prosseguir, ou não, com a compra.

      Comprovante por e-mail

Caso todos os passos acima tenham sido verificados e a compra efetuada, é importante que você receba, em seguida, um comprovante de compra no e-mail. No comprovante deve constar o número do pedido e também os dados da passagem, com o número do localizador. Com isso, basta acessar o site da companhia aérea e verificar se a passagem foi emitida corretamente.

Contar com uma agência de viagem de boa reputação é mais seguro?

Mesmo com todas as facilidades e vantagens que a Internet nos proporciona, quando falamos de viagem, contar com o auxílio de agências consolidadas no mercado ainda é a forma mais segura de não cair em golpes.

O contato direto com profissionais, sem dúvida, trará mais segurança e tranquilidade na hora de fechar suas viagens corporativas ou a lazer. Além disso, contar com a ajuda de especialistas na área poderá enriquecer ainda mais o roteiro. Assim, você terá maior economia com soluções focadas na diminuição de custos e gastos excessivos com o deslocamento.

Há 14 anos no mercado, a Essêntir Viagens oferece serviços de qualidade voltados à gestão de viagens corporativas, lazer premium, incentivos e eventos.

Deseja ter uma experiência completa com suas viagens e ainda obter economia e suporte personalizado? Entre em contato com a gente! Será um prazer tê-lo conosco!

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Em uma viagem corporativa, o pagamento de gastos gerados pelo colaborador durante a sua estadia pode se transformar em grandes dores de cabeça. Isso caso as normas para reembolso de despesas de viagem da empresa não estejam bem definidas.

Burocracias e informações incertas sobre o que será, ou não, reembolsado ao viajante podem ser motivos de conflito entre as partes envolvidas. Principalmente na ausência de uma gestão eficiente, com estratégias alinhadas para lidar com as mais diversas situações, como por exemplo, a perda de um recibo.

Com tantos compromissos e prioridades designadas ao profissional em uma viagem a negócios, o gerenciamento manual dos gastos – que consiste em juntar e entregar os recibos no retorno – pode tornar suscetível casos como esse.

“Mas o que fazer se o recibo foi perdido?”

Antecipação é a palavra para combater desgastes com o reembolso de funcionários. E isso inclui a definição das normas para reembolso de despesas de viagem, com pontos claros para imprevistos – como a perda.

Uma política de reembolso organizada torna os processos mais simples e coerentes. Assim, auxilia em um tratamento justo com os colaboradores quanto às considerações e limites de devolução de gastos durante as viagens corporativas.

Contudo, a maioria das normas para reembolso de despesas de viagem destacam que o pagamento só deve ser realizado mediante apresentação do recibo físico no retorno do funcionário à empresa.

Neste caso, caberá à empresa e aos responsáveis pela gestão de prestação de contas prosseguir com as regras previstas na norma. Ou propor um acordo junto ao funcionário, evitando maiores transtornos.

O viajante perdeu os recibos: e agora? Qual é o papel do(a) gestor(a) de viagem?

Tecnologia aliada à gestão de reembolso

Hoje, com o apoio da tecnologia, as políticas de reembolso e validação de gastos podem ser revisadas e otimizadas. Assim, evita-se o estresse e o aborrecimento entre empresa e funcionário.

Aplicativos com funcionalidades integradas a sistemas financeiros permitem que os gastos das viagens sejam documentados em tempo real, por meio de fotos tiradas dos recibos pelo viajante. Assim, o sistema adotado pela Essêntir Viagens traz um melhor auxílio na gestão de viagens e despesas, junto a relatórios personalizados e selfbooking. Além disso, também são capazes de calcular, automaticamente, o reembolso de trajetos realizados de carro, por meio de GPS.

Essas funções não apenas colaboram na diminuição de riscos com extravios de recibos, mas também interfere diretamente no planejamento e controle financeiro da empresa.

Pontos importantes para o reembolso

Nas normas para reembolso de despesas de viagem de uma empresa, alguns pontos devem ser levados em consideração e destacados, evitando contratempos no momento de prestar contas da viagem. São eles:

·        Despesas reembolsáveis:

É importante que na política de reembolso da empresa estejam apontadas quais despesas são válidas para o estorno. Quanto mais objetivas, menores são as chances de conflitos. Liste, de forma clara, os itens considerados pela empresa, como por exemplo: táxis e transfers, alimentação, documentação, telefone e internet, etc.

·        Despesas não reembolsáveis:

Da mesma forma que o tópico anterior, é importante antecipar nas normas para reembolso de despesas de viagem o que não é considerado reembolsável. Por exemplo: multas em trânsito, compras pessoais ou perda de recibos.

·        Prazo para apresentação de recibos:

O prazo de entrega dos recibos também deve ser determinado pela empresa. Após o término da viagem, o colaborador terá quantos dias para separar todos os comprovantes e apresentá-los ao setor responsável? Determine junto à equipe financeira e insira a informação nas normas de reembolso.

·        Prazo para reembolso:

Após estabelecer o prazo para a apresentação dos recibos, é preciso definir o prazo para o ressarcimento do colaborador. Insira nas normas a quantidade de dias necessários para que o viajante tenha o dinheiro gasto de volta. Também é importante estabelecer a forma em que ocorrerá o reembolso.

Como reformular as normas para reembolso de despesas de viagem da sua empresa

A Essêntir, agência de viagens corporativas, possui inúmeras soluções para melhorar a gestão de viagens da sua empresa, otimizando os processos e proporcionando mais economia.

Com uma consultoria feita por especialistas no setor de viagens a negócios, a agência definirá, em conjunto, as melhores práticas para reformular e estruturar a sua política de viagem e também as normas para reembolso de despesas de viagem.

Além disso, você contará com um sistema completo de selfbooking e relatórios personalizados de controle de reembolso. Tudo para tornar a gestão de suas viagens corporativas ainda melhor! Entre em contato e saiba mais!

Essa automatização oferecida pela Essêntir, faz com que sua empresa ganhe em produtividade e economia, além de evitar erros comuns de uma gestão manual.

Quer entender melhor? Fale com um de nossos especialistas!

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Você sabe o que fazer caso isso aconteça com você?

As cias aéreas tem prazo para devolver as bagagens extraviadas e podem até ser obrigadas a pagar indenizações.

Com o aumento de voos diários, pós toda desaceleração do setor durante os 2 primeiros anos de Covid-19, os erros operacionais cresceram na mesma proporção da demanda e estão cada vez mais comuns.

Esse cenário está ocorrendo não somente no Brasil, como também em diversos países, principalmente na Europa, por falta de funcionários ou greves.

De acordo com o Procon-SP, houve um aumento de 156% nas reclamações de extravios de bagagens, somente no primeiro semestre de 2022.

Vale lembrar da importância de contratar um seguro viagem que ofereça cobertura para extravios de bagagens de acordo com cada caso, inclusive dentro do Brasil, onde este modelo de seguro vem crescendo consideravelmente. Clique aqui para cotar o seu Seguro Viagem.

Um dos motivos principais para o extravio de bagagem são as conexões, quando a mala precisa trocar de avião para seguir o destino do passageiro, em alguns casos mais de uma vez.

Outro motivo comum é a perda da etiqueta de identificação que pode se soltar nas esteiras dentro dos terminais e a bagagem ficar perdida e sem rumo.

Bagagem perdida, por onde começar?

O primeiro passo, assim que se constata que a sua bagagem foi extraviada, é registrar a queixa no balcão da cia aérea dentro do terminal de desembarque, geralmente algum funcionário da própria cia aérea está por perto das esteiras quando o voo chega, caso não encontre o balcão, a queixa pode ser registrada junto a Anac em cada aeroporto.

Existe uma resolução completa sobre os extravios de bagagens que é de 13 de dezembro de 2016, leia aqui.

Um passo fundamental para que a bagagem seja encontrada ou ressarcida, é apresentar o comprovante do despacho da bagagem realizado no check-in antes do voo.

Prazo para resolver o problema.

A cia aérea tem até 7 dias para resolver o problema, em caso de voos nacionais, e até 21 dias para voos internacionais, a partir da data do registro da reclamação. Esse é o prazo esperado para que o problema seja solucionado.

Preciso de roupas, o que eu faço?

As cias aéreas são responsáveis por despesas como compras de roupas e outros itens caso o passageiro esteja fora de casa, em viagem. Se o extravio ocorrer na viagem de retorno para casa, na cidade de domicilio do passageiro, ele perde o direito de ser ressarcido por esses itens pessoais. O valor é determinado por cada cia aérea.

A mala foi perdida, e agora?

Passado os 7 dias do extravio, em caso de voos nacionais, a bagagem é dada como perdida e a cia aérea obrigada a reembolsar o passageiro de acordo com o Código de Defesa do Consumidor que prevê um valor máximo de indenização de R$ 8,6 mil. Esse teto pode ser maior caso o passageiro faça uma declaração de valor antes do embarque, se tiver transportando artigos de maior valor agregado é recomendado fazer essa declaração na hora do despacho, lembrando que essa declaração pode ter custo.

Já para voos internacionais, a bagagem é dada como perdida após 21 dias e o valor máximo a ser reembolsado é de R$ 5,9 mil, pois segue a regra imposta pela Convenção de Montreal, o valor pode ser superior em caso de declaração de valor da bagagem, mencionado acima.

Minha bagagem chegou danificada, e agora?

De acordo com a Anac, caso a bagagem chegue danificada, o passageiro tem um prazo de até 7 dias da data do desembarque para registrar a reclamação, a recomendação é sempre para que seja feito direto no aeroporto, assim que receber a bagagem danificada na esteira.

A cia aérea terá um prazo de até 7 dias para reparar o estrago ou substituir caso não tenha conserto e ainda cabe indenização em caso de violação da mala.

De acordo com a Convenção de Montreal, a indenização em caso de perda, destruição, avaria ou atraso, gira em torno de R$ 7 mil.

Existe diferença entre o extravio ou avaria na bagagem na ida ou na volta?

Na verdade não, em ambos os casos a cia aérea é responsável pelo transporte seguro das malas até retornar intacta aos seus proprietários, claro que no voo de ida o constrangimento é maior, pois pode atrapalhar a permanência do passageiro no destino, imagine um evento onde a pessoa transporta todo o material em sua bagagem que acaba sendo perdida!

A única diferença fica no ressarcimento de despesas pessoais que só é garantido no voo de ida, no retorno para a residência o passageiro não recebe esse valor.

Processos jurídicos

Qualquer passageiro prejudicado pelas cias aéreas pode acionar a justiça para buscar o ressarcimento de suas perdas, porém é aconselhável procurar em primeiro lugar a cia aérea e resolver de forma amigável, por ser mais rápido e eficiente.

Dicas importantes para minimizar os riscos

Agora você já sabe como proceder caso tenha a bagagem extraviada, perdida ou avariada, mas é sempre bom se prevenir.

Pensando em ajudar a localizar rapidamente a sua mala e a obter o reembolso justo pelos seus pertences, siga algumas dicas que podem contribuir bastante:

Tire fotos do conteúdo da bagagem, ou filme, se tiver itens de maior valor agregado, faça uma declarão de valor no aeroporto, como garantia, essa declaração pode ter custo. Guarde as notas fiscais dos produtos.

Identifique bem a sua mala, coloque a sua etiqueta e, por garantia, inclua uma identificação pelo lado de dentro também.

Objetos de valor como aparelhos eletrônicos, dinheiro em espécie, jóias e documentos, deven ser transportados somente na bagagem de mão.

Consulte a cia aérea para saber as regras do que precisa ser despachado.

E, faça o seguro viagem, mesmo em viagens domésticas, pois tem cobertura para o extravio de bagagem, consulte aqui.

Cuide bem dos seus pertences e boa viagem!

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