Viagens corporativas desempenham um papel vital no mundo dos negócios, permitindo a expansão e aprimoramento das operações. No entanto, manter os custos sob controle é essencial para garantir que as viagens sejam economicamente viáveis.

Gestão de Custos em Viagens Corporativas

Esse é um aspecto fundamental para qualquer empresa que realize viagens corporativas, a gestão eficaz não apenas impacta diretamente as finanças da empresa, mas também tem implicações em sua eficiência operacional e na responsabilidade social. Passagens aéreas, hospedagens, alimentação e outras despesas, podem se acumular rapidamente, e a gestão aliada a uma boa política de viagens, e diretrizes clara de gastos, ajuda a garantir que os funcionários estejam cientes das expectativas em relação aos gastos durantes as viagens, evitando excessos e despesas não autorizadas.

Garantindo a lucratividade:

Viagens de negócios são um investimento vital para o crescimento e sucesso da empresa, bem como para fortalecer o relacionamento presencial com os clientes, demonstrando o valor que eles representam. No entanto, é essencial controlar rigorosamente os custos para proteger os lucros e manter a rentabilidade da empresa em alta.

Economia de Recursos:

Uma gestão eficaz de custos em viagens corporativas envolve a busca de maneiras de economizar recursos. Isso pode incluir a negociação de contratos vantajosos com fornecedores de viagens, a escolha de opções de hospedagem mais econômicas e o uso de tecnologia para encontrar as melhores ofertas.

A Essêntir Viagens utiliza tecnologia de ponta e inteligência estratégica, para oferecer as melhores soluções de viagens, controles, relatórios e diretórios dos principais hotéis, com tarifas negociadas, buscando levar eficiência operacional para a sua empresa, com melhor uso dos recursos financeiros e maior margem de lucro.

Responsabilidade Social e Sustentabilidade:

Além dos aspectos financeiros, a gestão de custos em viagens corporativas também pode ter um impacto positivo na responsabilidade social da empresa. A escolha de práticas sustentáveis, como a redução das emissões de carbono associadas a viagens, é uma parte importante dessa gestão.

Empresas e pessoas estão cada vez mais focadas em fechar negócios com corporações que estejam seriamente comprometidas com projetos ambientais e de sustentabilidade. A Essêntir Viagens criou o projeto “Plantando Hoje para Voar Amanhã”, onde convidamos os nossos clientes a compensar a produção de CO2 com o plantio de árvores nativas em regiões de proteção permanente na Amazônia. Clique aqui para saber mais sobre esse projeto.

Políticas Eficazes de Viagens Corporativas:

Políticas Eficazes de Viagens Corporativas desempenham um papel crucial na gestão de custos e na garantia da eficiência operacional das viagens de negócios. Elas devem ser claras e diretas para que os colaboradores não tenham dúvidas durante suas viagens a trabalho.  Aqui estão alguns pontos importantes a serem considerados:

1. Transparência e Clareza: Políticas bem elaboradas devem ser transparentes e fáceis de entender. Elas devem esclarecer quais despesas são reembolsáveis, quais não são, e os procedimentos para solicitar e documentar reembolsos.
2. Limites e Restrições de Gastos: As políticas devem estabelecer limites para diferentes categorias de despesas, como passagens aéreas, hospedagem, alimentação e transporte local. Isso ajuda a evitar gastos excessivos e a manter os custos dentro do orçamento.
3. Procedimentos de Aprovação: Estabeleça quem é responsável por aprovar as viagens de negócios e sob quais condições. Isso pode incluir supervisores, gerentes de departamento ou até mesmo a necessidade de autorização de níveis mais altos para viagens mais dispendiosas.
4. Políticas de Cancelamento e Alteração: Esclareça as diretrizes para cancelamentos e alterações de planos de viagem, incluindo eventuais penalidades ou restrições.
5. Reservas Antecipadas: Encoraje ou estabeleça diretrizes sobre a antecedência das reservas, o que pode ajudar a garantir tarifas mais econômicas em passagens e hospedagem.
6. Reembolsos e Prestação de Contas: Especifique os procedimentos e prazos para a prestação de contas e solicitação de reembolsos. Isso pode incluir a documentação necessária, como recibos e faturas. Perdeu o recibo, leia aqui como proceder.
7. Atualizações e Revisões: As políticas devem ser dinâmicas e sujeitas a atualizações à medida que as necessidades da empresa e o cenário econômico mudam.
8. Treinamento e Comunicação: Certifique-se de que os funcionários estejam cientes das políticas e compreendam como aplicá-las. Ofereça treinamento quando necessário e mantenha uma comunicação clara sobre as diretrizes.

Em resumo, a gestão de custos em viagens corporativas é uma parte essencial da administração financeira de uma empresa. Ao estabelecer políticas claras, buscar eficiência e considerar a sustentabilidade, as empresas podem colher os benefícios das viagens de negócios sem comprometer seu desempenho financeiro. Isso garante que as viagens corporativas sejam um investimento estratégico que contribui para o sucesso da empresa.

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Em uma viagem corporativa, o pagamento de gastos gerados pelo colaborador durante a sua estadia pode se transformar em grandes dores de cabeça. Isso caso as normas para reembolso de despesas de viagem da empresa não estejam bem definidas.

Burocracias e informações incertas sobre o que será, ou não, reembolsado ao viajante podem ser motivos de conflito entre as partes envolvidas. Principalmente na ausência de uma gestão eficiente, com estratégias alinhadas para lidar com as mais diversas situações, como por exemplo, a perda de um recibo.

Com tantos compromissos e prioridades designadas ao profissional em uma viagem a negócios, o gerenciamento manual dos gastos – que consiste em juntar e entregar os recibos no retorno – pode tornar suscetível casos como esse.

“Mas o que fazer se o recibo foi perdido?”

Antecipação é a palavra para combater desgastes com o reembolso de funcionários. E isso inclui a definição das normas para reembolso de despesas de viagem, com pontos claros para imprevistos – como a perda.

Uma política de reembolso organizada torna os processos mais simples e coerentes. Assim, auxilia em um tratamento justo com os colaboradores quanto às considerações e limites de devolução de gastos durante as viagens corporativas.

Contudo, a maioria das normas para reembolso de despesas de viagem destacam que o pagamento só deve ser realizado mediante apresentação do recibo físico no retorno do funcionário à empresa.

Neste caso, caberá à empresa e aos responsáveis pela gestão de prestação de contas prosseguir com as regras previstas na norma. Ou propor um acordo junto ao funcionário, evitando maiores transtornos.

O viajante perdeu os recibos: e agora? Qual é o papel do(a) gestor(a) de viagem?

Tecnologia aliada à gestão de reembolso

Hoje, com o apoio da tecnologia, as políticas de reembolso e validação de gastos podem ser revisadas e otimizadas. Assim, evita-se o estresse e o aborrecimento entre empresa e funcionário.

Aplicativos com funcionalidades integradas a sistemas financeiros permitem que os gastos das viagens sejam documentados em tempo real, por meio de fotos tiradas dos recibos pelo viajante. Assim, o sistema adotado pela Essêntir Viagens traz um melhor auxílio na gestão de viagens e despesas, junto a relatórios personalizados e selfbooking. Além disso, também são capazes de calcular, automaticamente, o reembolso de trajetos realizados de carro, por meio de GPS.

Essas funções não apenas colaboram na diminuição de riscos com extravios de recibos, mas também interfere diretamente no planejamento e controle financeiro da empresa.

Pontos importantes para o reembolso

Nas normas para reembolso de despesas de viagem de uma empresa, alguns pontos devem ser levados em consideração e destacados, evitando contratempos no momento de prestar contas da viagem. São eles:

·        Despesas reembolsáveis:

É importante que na política de reembolso da empresa estejam apontadas quais despesas são válidas para o estorno. Quanto mais objetivas, menores são as chances de conflitos. Liste, de forma clara, os itens considerados pela empresa, como por exemplo: táxis e transfers, alimentação, documentação, telefone e internet, etc.

·        Despesas não reembolsáveis:

Da mesma forma que o tópico anterior, é importante antecipar nas normas para reembolso de despesas de viagem o que não é considerado reembolsável. Por exemplo: multas em trânsito, compras pessoais ou perda de recibos.

·        Prazo para apresentação de recibos:

O prazo de entrega dos recibos também deve ser determinado pela empresa. Após o término da viagem, o colaborador terá quantos dias para separar todos os comprovantes e apresentá-los ao setor responsável? Determine junto à equipe financeira e insira a informação nas normas de reembolso.

·        Prazo para reembolso:

Após estabelecer o prazo para a apresentação dos recibos, é preciso definir o prazo para o ressarcimento do colaborador. Insira nas normas a quantidade de dias necessários para que o viajante tenha o dinheiro gasto de volta. Também é importante estabelecer a forma em que ocorrerá o reembolso.

Como reformular as normas para reembolso de despesas de viagem da sua empresa

A Essêntir, agência de viagens corporativas, possui inúmeras soluções para melhorar a gestão de viagens da sua empresa, otimizando os processos e proporcionando mais economia.

Com uma consultoria feita por especialistas no setor de viagens a negócios, a agência definirá, em conjunto, as melhores práticas para reformular e estruturar a sua política de viagem e também as normas para reembolso de despesas de viagem.

Além disso, você contará com um sistema completo de selfbooking e relatórios personalizados de controle de reembolso. Tudo para tornar a gestão de suas viagens corporativas ainda melhor! Entre em contato e saiba mais!

Essa automatização oferecida pela Essêntir, faz com que sua empresa ganhe em produtividade e economia, além de evitar erros comuns de uma gestão manual.

Quer entender melhor? Fale com um de nossos especialistas!

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