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Especializada no segmento há mais de 18 anos, a Essêntir Viagens une expertise em viagens corporativas, atendimento humanizado e paixão por criar experiências memoráveis e alinhadas aos objetivos de cada empresa.

A seguir, compartilhamos dois cases de sucesso realizados recentemente com nossos clientes.

Olimpíadas de Paris 2024

Desde o início da preparação da campanha até a escolha do hotel, experiências e ingressos para a abertura das Olimpíadas com hospitality e jogos selecionados, tudo foi cuidadosamente planejado.

A programação contou com jantares em restaurantes incríveis, incluindo o Madame Brasserie, na Torre Eiffel, minicruzeiro pelo Rio Sena e locomoção pela cidade em veículos Tesla. Do início ao fim, tudo ocorreu perfeitamente, resultando em uma experiência memorável para todos os participantes.

Na avaliação final de NPS desta viagem, a Essêntir recebeu a nota 9,79 de 10 em nossa pesquisa pós-viagem.

Durante os dias em Paris, foi nítida a emoção dos participantes ao realizarem um sonho e o sentimento de gratidão pela empresa que proporcionou essa experiência como reconhecimento pelos esforços e metas alcançadas.

Depoimentos de alguns participantes.

“Experiência de conhecer uma cidade incrível, com uma programação muito bem feita no meio de uma olimpíada”

“Tudo foi incrível”

“Foram experiências únicas, descrever apenas uma seria injusto”

“Tudo excelente. Sonho”

“Todo o pacote incluso foi maravilhoso”

Esta viagem contou com acompanhamento Essêntir in loco, garantindo suporte e uma experiência ainda mais especial para todos os viajantes.

Trancoso – Bahia

Outra experiência inesquecível foi esta viagem para Trancoso, onde um grupo de 40 pessoas se hospedou no Club Med, resort all inclusive repleto de atividades e cercado por um visual único.

O grupo foi recepcionado no aeroporto de Guarulhos, em São Paulo, com auxílio no check-in e kit de boas-vindas. Ao chegarem ao aeroporto de Porto Seguro, os participantes encontraram um novo kit de snacks cuidadosamente preparado dentro do ônibus responsável pelo transfer até o resort.

Já no hotel, todos receberam um kit especial contendo sacola de praia personalizada, toalha personalizada, protetor solar e produtos da marca L’Occitane.

Nos dias seguintes, participantes vindos de diversas regiões do país se conectaram ainda mais através de atividades, jogos, momentos de lazer na piscina e passeios de quadriciclo por praias desertas. A programação também incluiu um jantar especial de premiação realizado no famoso Quadrado de Trancoso.

O coordenador da Essêntir acompanhou todo o grupo durante a viagem, garantindo que cada detalhe acontecesse da melhor forma possível.

Alguns depoimentos

“Parabéns e muito obrigada por todo carinho e empenho. Vcs são demais”

“Quero agradecer o apoio de vocês e as flores e o cartão que recebi. Sensacional a atenção de vocês, especialmente do André e da Moema. Abraços”

“Gostaria de agradecer a organização do evento. Tudo foi bem pensado e elaborado para que nós colaboradores se sentisse privilegiados pela premiação. Gostaria de agradecer ao coordenador André que não mediu esforços para nos ver felizes durante a viagem. Obrigada equipe por todo o carinho.”

Na pesquisa de satisfação pós-evento, a Essêntir recebeu a nota 9,86.

Não há como negar que viagens como essas deixam marcas profundas na vida de cada participante. São sonhos realizados, reconhecimento pelos esforços ao longo do ano, valorização das pessoas e fortalecimento da conexão com a empresa.

A Essêntir Viagens está preparada para auxiliar sua empresa em todas as etapas da viagem de incentivo — desde o planejamento inicial até a realização desta experiência inesquecível.

Fale com nosso time e saiba mais.

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Mas o impacto real de uma viagem raramente termina aí.

Tempo gasto organizando reservas, decisões de última hora, itinerários pouco eficientes e falta de visibilidade sobre os gastos podem gerar efeitos que não aparecem imediatamente nos relatórios financeiros, mas que influenciam diretamente a produtividade, o orçamento e a experiência dos colaboradores.

Esses são os chamados custos invisíveis das viagens corporativas.

Eles não costumam aparecer nas planilhas de despesas, mas estão presentes no tempo perdido com processos desorganizados, em escolhas feitas sem planejamento e no desgaste acumulado ao longo de múltiplas viagens.

Neste artigo, vamos explorar quais são esses custos ocultos e porque uma gestão estruturada de viagens pode fazer tanta diferença para as empresas.

O que são os custos invisíveis das viagens corporativas

Entre os mais comuns estão:

• Horas de trabalho gastas pesquisando voos e hotéis
• Compras de passagens mais caras por falta de planejamento
• Itinerários pouco eficientes
• Desgaste físico e emocional do colaborador
• Falta de visibilidade sobre gastos totais

Impactos que muitas empresas só percebem depois

Um dos efeitos mais claros aparece na produtividade.

Em muitas empresas, os próprios colaboradores precisam pesquisar voos, comparar hotéis, organizar deslocamentos e lidar com imprevistos. Esse processo pode consumir horas que poderiam estar sendo dedicadas às atividades principais do trabalho.

Além disso, itinerários mal planejados frequentemente geram:

• Conexões desnecessárias
• Longos tempos de espera em aeroportos
• Deslocamentos cansativos entre compromissos

O resultado é um profissional que chega ao destino mais cansado e com menos energia para compromissos importantes.

Outro ponto crítico é a falta de visibilidade sobre os gastos. Quando reservas, fornecedores e reembolsos ficam espalhados em diferentes canais, torna-se difícil responder perguntas básicas:

• Quanto a empresa realmente investe em viagens corporativas?
• Quais destinos concentram mais viagens?
• Onde existem oportunidades de economia?

Sem essas informações, fica praticamente impossível construir uma estratégia eficiente de viagens.

O impacto no bem-estar dos colaboradores

Viagens corporativas também afetam diretamente o bem-estar dos profissionais.

Agendas apertadas, deslocamentos mal planejados e falta de suporte durante a viagem podem gerar estresse e fadiga.

Com o tempo, viagens que deveriam apoiar o trabalho passam a ser percebidas como um desgaste adicional na rotina.

Empresas que valorizam seus colaboradores entendem que a experiência de viagem precisa ser organizada, segura e fluida. Isso não é apenas uma questão de conforto, mas também de desempenho.

Por que a gestão estratégica de viagens faz diferença

Uma gestão profissional de viagens corporativas vai muito além de emitir passagens ou reservar hotéis.

Ela envolve planejamento de itinerários, controle financeiro, suporte ao viajante e análise contínua de dados.

Quando esse processo é estruturado, a empresa consegue reduzir custos, ganhar eficiência e melhorar a experiência de quem viaja.

A viagem deixa de ser apenas um gasto operacional e passa a fazer parte da estratégia do negócio.

Os custos invisíveis das viagens corporativas podem passar despercebidos por muito tempo. Empresas que enxergam esse cenário conseguem estruturar processos mais eficientes e transformar as viagens em uma ferramenta que realmente apoia os resultados do negócio.

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ROI em viagens corporativas: como pensar além dos números

Medir o retorno sobre o investimento (ROI) de uma viagem corporativa é uma demanda crescente nas empresas que buscam mais eficiência e justificativa para seus deslocamentos. A fórmula clássica de ROI — que compara lucro obtido com o custo da viagem — funciona em alguns contextos, mas não em todos.

Muitas viagens têm objetivos importantes que não se traduzem em receita direta, como treinamentos, visitas técnicas, reuniões com clientes ou participação institucional em eventos. Isso não significa que não agregam valor — apenas que o retorno não é financeiro e imediato.

Quando faz sentido calcular o ROI da viagem?

O cálculo do ROI pode ser aplicado com mais precisão em viagens com metas comerciais mensuráveis, como:

• Fechamento de contratos ou vendas;
• Expansão para novos mercados;
• Participação em feiras com geração de leads;
• Missões comerciais ou visitas a prospects.

Fórmula prática:
ROI = (Lucro obtido – Custo da viagem) / Custo da viagem

Exemplo:
Custo da viagem: R$ 3.000
Lucro obtido: R$ 10.000
ROI = (10.000 – 3.000) / 3.000 = 2,33 → Retorno de 233%

E quando o retorno não é direto?

Nem toda viagem traz resultado em números logo na volta. Muitas têm objetivos estratégicos, como:

• Capacitar equipes técnicas;
• Fortalecer o relacionamento com clientes importantes;
• Acompanhar uma operação local;
• Representar a empresa em um evento ou premiação.

Nesse caso, o “ROI” precisa ser interpretado de forma qualitativa, considerando indicadores como:

• Engajamento dos colaboradores após treinamentos;
• Redução de falhas ou retrabalho com visitas técnicas;
• Fidelização de clientes estratégicos;
• Reforço de imagem e reputação institucional.

Quais custos entram no cálculo?

Mesmo quando o retorno não é financeiro, conhecer o custo total da viagem ajuda a fazer uma gestão mais eficiente. Considere:

• Passagens e hospedagens;
• Alimentação e representação (almoços e jantares de negócio);
• Deslocamentos e transfers;
• Taxas, câmbio e seguros.

Horas produtivas dos colaboradores em trânsito.

Como gerar mais valor nas viagens corporativas

Algumas práticas ajudam a aumentar o valor das viagens — com ou sem ROI direto:

Planejar com clareza de objetivos;
Negociar tarifas e acompanhar gastos em tempo real;
Usar dados para avaliar a efetividade da viagem;
Revisar políticas de viagem com base em aprendizados anteriores;
Contar com apoio especializado para decisões estratégicas.

Por que contar com a Essêntir Viagens

Na Essêntir Viagens, trabalhamos com um modelo consultivo e personalizado. Não vendemos apenas viagens — entregamos inteligência de negócio. Com a gente, sua empresa conta com:

• Consultores especializados, que entendem os diferentes tipos de viagem e seus objetivos;
• Relatórios personalizados, com dados de custos, destinos e metas;
• Recomendações sob medida para sua política de viagens;
• Apoio contínuo, desde a reserva até o retorno.

Viagem corporativa é custo ou investimento?

Depende da forma como ela é gerida.

Com planejamento, acompanhamento e análise dos objetivos, toda viagem pode — e deve — trazer algum tipo de retorno: seja em contratos, em reputação, em clima interno ou em conhecimento técnico.

Seja qual for o tipo de viagem, conte com a Essêntir para transformar cada deslocamento em valor real para o seu negócio.

Quer saber como criar uma política de viagens eficiente e mensurar melhor os resultados?
Fale com um consultor da Essêntir Viagens.

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Viagens corporativas desempenham um papel vital no mundo dos negócios, permitindo a expansão e aprimoramento das operações. No entanto, manter os custos sob controle é essencial para garantir que as viagens sejam economicamente viáveis.

Gestão de Custos em Viagens Corporativas

Esse é um aspecto fundamental para qualquer empresa que realize viagens corporativas, a gestão eficaz não apenas impacta diretamente as finanças da empresa, mas também tem implicações em sua eficiência operacional e na responsabilidade social. Passagens aéreas, hospedagens, alimentação e outras despesas, podem se acumular rapidamente, e a gestão aliada a uma boa política de viagens, e diretrizes clara de gastos, ajuda a garantir que os funcionários estejam cientes das expectativas em relação aos gastos durantes as viagens, evitando excessos e despesas não autorizadas.

Garantindo a lucratividade:

Viagens de negócios são um investimento vital para o crescimento e sucesso da empresa, bem como para fortalecer o relacionamento presencial com os clientes, demonstrando o valor que eles representam. No entanto, é essencial controlar rigorosamente os custos para proteger os lucros e manter a rentabilidade da empresa em alta.

Economia de Recursos:

Uma gestão eficaz de custos em viagens corporativas envolve a busca de maneiras de economizar recursos. Isso pode incluir a negociação de contratos vantajosos com fornecedores de viagens, a escolha de opções de hospedagem mais econômicas e o uso de tecnologia para encontrar as melhores ofertas.

A Essêntir Viagens utiliza tecnologia de ponta e inteligência estratégica, para oferecer as melhores soluções de viagens, controles, relatórios e diretórios dos principais hotéis, com tarifas negociadas, buscando levar eficiência operacional para a sua empresa, com melhor uso dos recursos financeiros e maior margem de lucro.

Responsabilidade Social e Sustentabilidade:

Além dos aspectos financeiros, a gestão de custos em viagens corporativas também pode ter um impacto positivo na responsabilidade social da empresa. A escolha de práticas sustentáveis, como a redução das emissões de carbono associadas a viagens, é uma parte importante dessa gestão.

Empresas e pessoas estão cada vez mais focadas em fechar negócios com corporações que estejam seriamente comprometidas com projetos ambientais e de sustentabilidade. A Essêntir Viagens criou o projeto “Plantando Hoje para Voar Amanhã”, onde convidamos os nossos clientes a compensar a produção de CO2 com o plantio de árvores nativas em regiões de proteção permanente na Amazônia. Clique aqui para saber mais sobre esse projeto.

Políticas Eficazes de Viagens Corporativas:

Políticas Eficazes de Viagens Corporativas desempenham um papel crucial na gestão de custos e na garantia da eficiência operacional das viagens de negócios. Elas devem ser claras e diretas para que os colaboradores não tenham dúvidas durante suas viagens a trabalho.  Aqui estão alguns pontos importantes a serem considerados:

1. Transparência e Clareza: Políticas bem elaboradas devem ser transparentes e fáceis de entender. Elas devem esclarecer quais despesas são reembolsáveis, quais não são, e os procedimentos para solicitar e documentar reembolsos.
2. Limites e Restrições de Gastos: As políticas devem estabelecer limites para diferentes categorias de despesas, como passagens aéreas, hospedagem, alimentação e transporte local. Isso ajuda a evitar gastos excessivos e a manter os custos dentro do orçamento.
3. Procedimentos de Aprovação: Estabeleça quem é responsável por aprovar as viagens de negócios e sob quais condições. Isso pode incluir supervisores, gerentes de departamento ou até mesmo a necessidade de autorização de níveis mais altos para viagens mais dispendiosas.
4. Políticas de Cancelamento e Alteração: Esclareça as diretrizes para cancelamentos e alterações de planos de viagem, incluindo eventuais penalidades ou restrições.
5. Reservas Antecipadas: Encoraje ou estabeleça diretrizes sobre a antecedência das reservas, o que pode ajudar a garantir tarifas mais econômicas em passagens e hospedagem.
6. Reembolsos e Prestação de Contas: Especifique os procedimentos e prazos para a prestação de contas e solicitação de reembolsos. Isso pode incluir a documentação necessária, como recibos e faturas. Perdeu o recibo, leia aqui como proceder.
7. Atualizações e Revisões: As políticas devem ser dinâmicas e sujeitas a atualizações à medida que as necessidades da empresa e o cenário econômico mudam.
8. Treinamento e Comunicação: Certifique-se de que os funcionários estejam cientes das políticas e compreendam como aplicá-las. Ofereça treinamento quando necessário e mantenha uma comunicação clara sobre as diretrizes.

Em resumo, a gestão de custos em viagens corporativas é uma parte essencial da administração financeira de uma empresa. Ao estabelecer políticas claras, buscar eficiência e considerar a sustentabilidade, as empresas podem colher os benefícios das viagens de negócios sem comprometer seu desempenho financeiro. Isso garante que as viagens corporativas sejam um investimento estratégico que contribui para o sucesso da empresa.

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Em uma viagem corporativa, o pagamento de gastos gerados pelo colaborador durante a sua estadia pode se transformar em grandes dores de cabeça. Isso caso as normas para reembolso de despesas de viagem da empresa não estejam bem definidas.

Burocracias e informações incertas sobre o que será, ou não, reembolsado ao viajante podem ser motivos de conflito entre as partes envolvidas. Principalmente na ausência de uma gestão eficiente, com estratégias alinhadas para lidar com as mais diversas situações, como por exemplo, a perda de um recibo.

Com tantos compromissos e prioridades designadas ao profissional em uma viagem a negócios, o gerenciamento manual dos gastos – que consiste em juntar e entregar os recibos no retorno – pode tornar suscetível casos como esse.

“Mas o que fazer se o recibo foi perdido?”

Antecipação é a palavra para combater desgastes com o reembolso de funcionários. E isso inclui a definição das normas para reembolso de despesas de viagem, com pontos claros para imprevistos – como a perda.

Uma política de reembolso organizada torna os processos mais simples e coerentes. Assim, auxilia em um tratamento justo com os colaboradores quanto às considerações e limites de devolução de gastos durante as viagens corporativas.

Contudo, a maioria das normas para reembolso de despesas de viagem destacam que o pagamento só deve ser realizado mediante apresentação do recibo físico no retorno do funcionário à empresa.

Neste caso, caberá à empresa e aos responsáveis pela gestão de prestação de contas prosseguir com as regras previstas na norma. Ou propor um acordo junto ao funcionário, evitando maiores transtornos.

O viajante perdeu os recibos: e agora? Qual é o papel do(a) gestor(a) de viagem?

Tecnologia aliada à gestão de reembolso

Hoje, com o apoio da tecnologia, as políticas de reembolso e validação de gastos podem ser revisadas e otimizadas. Assim, evita-se o estresse e o aborrecimento entre empresa e funcionário.

Aplicativos com funcionalidades integradas a sistemas financeiros permitem que os gastos das viagens sejam documentados em tempo real, por meio de fotos tiradas dos recibos pelo viajante. Assim, o sistema adotado pela Essêntir Viagens traz um melhor auxílio na gestão de viagens e despesas, junto a relatórios personalizados e selfbooking. Além disso, também são capazes de calcular, automaticamente, o reembolso de trajetos realizados de carro, por meio de GPS.

Essas funções não apenas colaboram na diminuição de riscos com extravios de recibos, mas também interfere diretamente no planejamento e controle financeiro da empresa.

Pontos importantes para o reembolso

Nas normas para reembolso de despesas de viagem de uma empresa, alguns pontos devem ser levados em consideração e destacados, evitando contratempos no momento de prestar contas da viagem. São eles:

·        Despesas reembolsáveis:

É importante que na política de reembolso da empresa estejam apontadas quais despesas são válidas para o estorno. Quanto mais objetivas, menores são as chances de conflitos. Liste, de forma clara, os itens considerados pela empresa, como por exemplo: táxis e transfers, alimentação, documentação, telefone e internet, etc.

·        Despesas não reembolsáveis:

Da mesma forma que o tópico anterior, é importante antecipar nas normas para reembolso de despesas de viagem o que não é considerado reembolsável. Por exemplo: multas em trânsito, compras pessoais ou perda de recibos.

·        Prazo para apresentação de recibos:

O prazo de entrega dos recibos também deve ser determinado pela empresa. Após o término da viagem, o colaborador terá quantos dias para separar todos os comprovantes e apresentá-los ao setor responsável? Determine junto à equipe financeira e insira a informação nas normas de reembolso.

·        Prazo para reembolso:

Após estabelecer o prazo para a apresentação dos recibos, é preciso definir o prazo para o ressarcimento do colaborador. Insira nas normas a quantidade de dias necessários para que o viajante tenha o dinheiro gasto de volta. Também é importante estabelecer a forma em que ocorrerá o reembolso.

Como reformular as normas para reembolso de despesas de viagem da sua empresa

A Essêntir, agência de viagens corporativas, possui inúmeras soluções para melhorar a gestão de viagens da sua empresa, otimizando os processos e proporcionando mais economia.

Com uma consultoria feita por especialistas no setor de viagens a negócios, a agência definirá, em conjunto, as melhores práticas para reformular e estruturar a sua política de viagem e também as normas para reembolso de despesas de viagem.

Além disso, você contará com um sistema completo de selfbooking e relatórios personalizados de controle de reembolso. Tudo para tornar a gestão de suas viagens corporativas ainda melhor! Entre em contato e saiba mais!

Essa automatização oferecida pela Essêntir, faz com que sua empresa ganhe em produtividade e economia, além de evitar erros comuns de uma gestão manual.

Quer entender melhor? Fale com um de nossos especialistas!

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