Mas o impacto real de uma viagem raramente termina aí.

Tempo gasto organizando reservas, decisões de última hora, itinerários pouco eficientes e falta de visibilidade sobre os gastos podem gerar efeitos que não aparecem imediatamente nos relatórios financeiros, mas que influenciam diretamente a produtividade, o orçamento e a experiência dos colaboradores.

Esses são os chamados custos invisíveis das viagens corporativas.

Eles não costumam aparecer nas planilhas de despesas, mas estão presentes no tempo perdido com processos desorganizados, em escolhas feitas sem planejamento e no desgaste acumulado ao longo de múltiplas viagens.

Neste artigo, vamos explorar quais são esses custos ocultos e porque uma gestão estruturada de viagens pode fazer tanta diferença para as empresas.

O que são os custos invisíveis das viagens corporativas

Entre os mais comuns estão:

• Horas de trabalho gastas pesquisando voos e hotéis
• Compras de passagens mais caras por falta de planejamento
• Itinerários pouco eficientes
• Desgaste físico e emocional do colaborador
• Falta de visibilidade sobre gastos totais

Impactos que muitas empresas só percebem depois

Um dos efeitos mais claros aparece na produtividade.

Em muitas empresas, os próprios colaboradores precisam pesquisar voos, comparar hotéis, organizar deslocamentos e lidar com imprevistos. Esse processo pode consumir horas que poderiam estar sendo dedicadas às atividades principais do trabalho.

Além disso, itinerários mal planejados frequentemente geram:

• Conexões desnecessárias
• Longos tempos de espera em aeroportos
• Deslocamentos cansativos entre compromissos

O resultado é um profissional que chega ao destino mais cansado e com menos energia para compromissos importantes.

Outro ponto crítico é a falta de visibilidade sobre os gastos. Quando reservas, fornecedores e reembolsos ficam espalhados em diferentes canais, torna-se difícil responder perguntas básicas:

• Quanto a empresa realmente investe em viagens corporativas?
• Quais destinos concentram mais viagens?
• Onde existem oportunidades de economia?

Sem essas informações, fica praticamente impossível construir uma estratégia eficiente de viagens.

O impacto no bem-estar dos colaboradores

Viagens corporativas também afetam diretamente o bem-estar dos profissionais.

Agendas apertadas, deslocamentos mal planejados e falta de suporte durante a viagem podem gerar estresse e fadiga.

Com o tempo, viagens que deveriam apoiar o trabalho passam a ser percebidas como um desgaste adicional na rotina.

Empresas que valorizam seus colaboradores entendem que a experiência de viagem precisa ser organizada, segura e fluida. Isso não é apenas uma questão de conforto, mas também de desempenho.

Por que a gestão estratégica de viagens faz diferença

Uma gestão profissional de viagens corporativas vai muito além de emitir passagens ou reservar hotéis.

Ela envolve planejamento de itinerários, controle financeiro, suporte ao viajante e análise contínua de dados.

Quando esse processo é estruturado, a empresa consegue reduzir custos, ganhar eficiência e melhorar a experiência de quem viaja.

A viagem deixa de ser apenas um gasto operacional e passa a fazer parte da estratégia do negócio.

Os custos invisíveis das viagens corporativas podem passar despercebidos por muito tempo. Empresas que enxergam esse cenário conseguem estruturar processos mais eficientes e transformar as viagens em uma ferramenta que realmente apoia os resultados do negócio.

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Copa do Mundo, eleições no Brasil, feriados distribuídos ao longo da semana e mudanças no comportamento corporativo costumam ser tratados como obstáculos ao planejamento. Para empresas que pensam estrategicamente, esses elementos não significam paralisação. Significam escolhas mais conscientes, leitura de cenário e decisões melhor estruturadas.

Na Essêntir Viagens, acreditamos que 2026 não será um ano de retração.
Será um ano de reposicionamento, estratégia e novos começos.

2026 exige estratégia, não improviso

As viagens corporativas seguem essenciais para empresas que valorizam conexão, presença e resultado. O que muda não é a necessidade de viajar, mas a forma como essas viagens são pensadas, planejadas e conduzidas.

A gestão de viagens corporativas deixa de ser apenas operacional e passa a ocupar um papel estratégico. Em um cenário mais dinâmico, improvisar custa mais. Planejar bem se torna um diferencial competitivo.

Isso envolve planejamento antecipado, leitura inteligente do calendário, otimização de custos, integração entre tecnologia, dados e cuidado humano, e decisões alinhadas aos objetivos do negócio.

2026 marca um novo ciclo para empresas dispostas a revisar modelos, repensar políticas, reavaliar fornecedores e transformar viagens de trabalho em ferramentas reais de performance e conexão.

Viajar melhor passa a ser uma escolha consciente.
Viajar com clareza, intenção e propósito.

Quando conectadas a uma estratégia clara, as viagens corporativas, os eventos empresariais e as viagens de incentivo ampliam seu impacto. O encontro presencial continua sendo valioso, desde que faça sentido, gere resultado e respeite tempo, pessoas e recursos.

Gestão inteligente de viagens é, acima de tudo, gestão de escolhas.

Na Essêntir Viagens, entendemos que viajar a trabalho é mais do que se deslocar. É decidir como, quando e por que nos movemos.

Atuamos com planejamento estratégico, parcerias de longo prazo, tecnologia a serviço das pessoas e cuidado em cada etapa, sem abrir mão de eficiência e resultados.

Não operamos viagens isoladas. Organizamos movimentos corporativos que sustentam decisões, relações e negócios.

2026 não pede pressa.
Pede clareza.

Repensar as viagens corporativas é repensar a forma como as empresas se posicionam diante do mundo. Com mais intenção, estratégia e responsabilidade.

A Essêntir Viagens segue ao lado de empresas que entendem que cada decisão importa, inclusive a forma de se mover.

Essêntir Viagens

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ROI em viagens corporativas: como pensar além dos números

Medir o retorno sobre o investimento (ROI) de uma viagem corporativa é uma demanda crescente nas empresas que buscam mais eficiência e justificativa para seus deslocamentos. A fórmula clássica de ROI — que compara lucro obtido com o custo da viagem — funciona em alguns contextos, mas não em todos.

Muitas viagens têm objetivos importantes que não se traduzem em receita direta, como treinamentos, visitas técnicas, reuniões com clientes ou participação institucional em eventos. Isso não significa que não agregam valor — apenas que o retorno não é financeiro e imediato.

Quando faz sentido calcular o ROI da viagem?

O cálculo do ROI pode ser aplicado com mais precisão em viagens com metas comerciais mensuráveis, como:

• Fechamento de contratos ou vendas;
• Expansão para novos mercados;
• Participação em feiras com geração de leads;
• Missões comerciais ou visitas a prospects.

Fórmula prática:
ROI = (Lucro obtido – Custo da viagem) / Custo da viagem

Exemplo:
Custo da viagem: R$ 3.000
Lucro obtido: R$ 10.000
ROI = (10.000 – 3.000) / 3.000 = 2,33 → Retorno de 233%

E quando o retorno não é direto?

Nem toda viagem traz resultado em números logo na volta. Muitas têm objetivos estratégicos, como:

• Capacitar equipes técnicas;
• Fortalecer o relacionamento com clientes importantes;
• Acompanhar uma operação local;
• Representar a empresa em um evento ou premiação.

Nesse caso, o “ROI” precisa ser interpretado de forma qualitativa, considerando indicadores como:

• Engajamento dos colaboradores após treinamentos;
• Redução de falhas ou retrabalho com visitas técnicas;
• Fidelização de clientes estratégicos;
• Reforço de imagem e reputação institucional.

Quais custos entram no cálculo?

Mesmo quando o retorno não é financeiro, conhecer o custo total da viagem ajuda a fazer uma gestão mais eficiente. Considere:

• Passagens e hospedagens;
• Alimentação e representação (almoços e jantares de negócio);
• Deslocamentos e transfers;
• Taxas, câmbio e seguros.

Horas produtivas dos colaboradores em trânsito.

Como gerar mais valor nas viagens corporativas

Algumas práticas ajudam a aumentar o valor das viagens — com ou sem ROI direto:

Planejar com clareza de objetivos;
Negociar tarifas e acompanhar gastos em tempo real;
Usar dados para avaliar a efetividade da viagem;
Revisar políticas de viagem com base em aprendizados anteriores;
Contar com apoio especializado para decisões estratégicas.

Por que contar com a Essêntir Viagens

Na Essêntir Viagens, trabalhamos com um modelo consultivo e personalizado. Não vendemos apenas viagens — entregamos inteligência de negócio. Com a gente, sua empresa conta com:

• Consultores especializados, que entendem os diferentes tipos de viagem e seus objetivos;
• Relatórios personalizados, com dados de custos, destinos e metas;
• Recomendações sob medida para sua política de viagens;
• Apoio contínuo, desde a reserva até o retorno.

Viagem corporativa é custo ou investimento?

Depende da forma como ela é gerida.

Com planejamento, acompanhamento e análise dos objetivos, toda viagem pode — e deve — trazer algum tipo de retorno: seja em contratos, em reputação, em clima interno ou em conhecimento técnico.

Seja qual for o tipo de viagem, conte com a Essêntir para transformar cada deslocamento em valor real para o seu negócio.

Quer saber como criar uma política de viagens eficiente e mensurar melhor os resultados?
Fale com um consultor da Essêntir Viagens.

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A convite da ProColombia, organização governamental responsável por promover o turismo, exportações e investimentos estrangeiros no país, e do Cartagena de Indias Convention & Visitors Bureau, entidade que posiciona a cidade como destino ideal para congressos, convenções e viagens de incentivo, Fernando D. Jiovanni, do núcleo de governança da Essêntir Viagens, esteve na cidade na última semana de outubro.

A hospedagem foi no deslumbrante Sofitel Legend Santa Clara, um hotel luxuoso construído em um antigo monastério do século XVII, que oferece uma experiência incomparável com diversas atividades para seus hóspedes.

Foram dias muito especiais, repletos de eventos, passeios e networking, tudo para garantir que você tenha a melhor experiência em sua próxima viagem.

Eventos e Incentivos

A cidade se destaca como um destino ideal para eventos corporativos e viagens de incentivo, oferecendo uma infraestrutura cuidadosamente preparada para surpreender seus visitantes.

Com um clima sempre ensolarado e agradável, a cidade é perfeita para atividades ao ar livre. Imagine realizar seu evento com jantares temáticos em fortalezas históricas ou oferecer tours exclusivos pela charmosa Cidade Amuralhada, criando experiências verdadeiramente únicas e inesquecíveis.

As opções de atividades em grupo são abundantes: passeios culturais, visitas às ilhas paradisíacas e workshops de culinária são apenas algumas das maneiras de engajar e inspirar equipes, garantindo momentos memoráveis para todos.

Como chegar?

Não existem voos diretos do Brasil até Cartagena da Índias, é necessário fazer conexão em Bogotá ou Panamá, sendo essas as mais comuns, voando Avianca, Copa Airlines ou Latam.

Brasileiros não necessitam visto para entrar no país, porém é obrigatório estar vacinado contra febre amarela e portar a Carteira Internacional de Vacina.

Clique aqui para saber mais sobre a Carteira Internacional de Vacinação

As belezas de Cartagena

Passeie pelas ruas históricas: Caminhe pelas ruelas de paralelepípedos, admire as casas coloridas com varandas floridas e explore o coração colonial de Cartagena, um Patrimônio Mundial da UNESCO.

Torre do Relógio: Entrada icônica da Cidade Amuralhada, perfeita para fotos e um ponto de partida para explorar.

Praça Santo Domingo: Um lugar vibrante, cheio de restaurantes, cafés e a famosa escultura “Gertrudis”, de Fernando Botero.

Convento e Igreja de San Pedro Claver: Uma visita imperdível para conhecer mais sobre a história local e o legado do santo defensor dos escravizados.

Pôr do Sol no Café del Mar: Localizado nas muralhas, este bar oferece vistas deslumbrantes do mar e do pôr do sol, acompanhado por bons drinks e música relaxante.

Castelo San Felipe de Barajas: Um imponente forte que oferece vistas incríveis da cidade. É uma oportunidade para aprender sobre a história de defesa da cidade contra piratas e invasores.

Bairro Getsemaní: Antigo bairro popular, hoje um dos mais artísticos e boêmios de Cartagena. Cheio de murais coloridos, bares descolados e uma atmosfera autêntica, com o ponto alto a Praça da Santíssima Trindade, local de encontro para moradores e turistas, com comida de rua e música ao vivo.

Passeio de barbo às Ilhas do Rosário: Com praias paradisíacas, perfeitas p

ara práticas aquáticas, mergulhos, snorkel, stand-up paddle, entre outras.

Playa Blanca (Baru): Uma das praias mais famosas com areia branca e mar azul-turquesa. Apesar de movimentada é ótima para aproveitar o sol.

Seja para lazer, viagens de incentivo ou eventos, Cartagena das Índias é sem dúvida, uma excelente escolha para garantir o sucesso dos seus planos, proporcionando uma experiência inesquecível para todos os viajantes.

Fale com a gente.

Essêntir Viagens

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Aqui estão as principais orientações para que você aproveite ao máximo essa jornada de forma confiante.

Planejamento é tudo

Uma das maiores vantagens de viajar sozinha é a liberdade de fazer o que você quiser, quando quiser. Mas, com isso, vem a responsabilidade de planejar bem. Antes de embarcar, estude seu destino. Leia sobre a cultura local, as áreas mais seguras, formas de transporte, e se existem recomendações específicas para mulheres viajantes. Aplicativos como Google Maps podem ser uma mão na roda para explorar os arredores com confiança e planejar suas rotas.

Dica extra: Salve cópias digitais de documentos importantes como passaporte, vistos e seguro-viagem. Ter tudo acessível no celular pode evitar grandes dores de cabeça.

Escolha bem sua acomodação

A segurança começa no local onde você vai se hospedar. Prefira sempre hotéis renomados e com boas avaliações, especialmente aqueles que são conhecidos pelo atendimento de qualidade e localização central. Certifique-se de escolher estabelecimentos com recepção 24 horas e segurança reforçada. Vale lembrar que algumas acomodações podem oferecer andares exclusivos para mulheres, proporcionando maior sensação de conforto e segurança.

Nota: Hotéis com andares femininos são uma opção disponível em alguns países, oferecendo serviços e comodidades pensados especialmente para o público feminino.

Compartilhe sua localização

Com a tecnologia de hoje, é muito mais fácil manter as pessoas informadas sobre sua localização. Use o recurso de compartilhamento de localização no celular e deixe alguém de confiança sempre a par dos seus movimentos. Aplicativos como o Find My Friends (iPhone) ou Google Maps (Android) permitem que amigos ou familiares saibam onde você está em tempo real.

Escolha o transporte com cuidado

Ao se locomover, prefira aplicativos de transporte como Uber, Lyft ou outros locais de renome. Eles oferecem uma camada extra de segurança, já que permitem compartilhar sua rota e têm avaliações dos motoristas. Além disso, sempre que possível, tente fazer esses trajetos durante o dia e evitar zonas perigosas ou mal iluminadas à noite.

Segurança pessoal

Ficar atenta ao seu redor é uma das regras de ouro. Mantenha suas coisas pessoais perto de você e evite andar com objetos de valor à mostra, como joias, câmeras caras ou eletrônicos chamativos. Utilize uma bolsa transversal, que fique à frente do corpo, garantindo que seus pertences estejam sempre à vista, e evite deixar seus itens expostos em locais públicos.

Outro ponto importante é não anunciar que está viajando sozinha. Se um estranho perguntar, você pode mencionar que está encontrando amigos ou parentes logo.

Pesquise a cultura local

Viajar para um novo país significa imergir em uma cultura diferente. Em alguns lugares, certas roupas ou comportamentos podem atrair atenção indesejada. Informe-se sobre os costumes locais antes de partir e ajuste-se para se sentir confortável e respeitar as tradições.

Por exemplo, em alguns países do Oriente Médio e Ásia, vestir-se de forma mais recatada pode não ser só uma questão de respeito, mas também de segurança.

Dicas extras para mulheres

Existem algumas dicas adicionais que podem ajudar a tornar sua viagem solo ainda mais segura e prazerosa:

• Seguro viagem: Pode parecer um gasto extra, mas é uma segurança valiosa. Além de cobrir emergências médicas, muitos seguros incluem proteção contra roubo de bagagem.
• Tenha contatos de emergência: Salve no seu celular os números da embaixada ou consulado local e mantenha um backup offline.
• Confie em seus instintos: Se algo parecer estranho ou desconfortável, mude de direção, saia do local ou peça ajuda. Sua intuição é uma das suas melhores aliadas.

Seja qual for seu destino, a Essêntir Viagens está aqui para ajudar a planejar sua viagem solo de forma personalizada, pensando em cada detalhe para que você se sinta segura e confortável. Nosso objetivo é proporcionar uma experiência única, com roteiros e dicas que atendam suas necessidades e estilo de viagem.

Viajar sozinha pode ser desafiador, mas é também uma das melhores formas de se redescobrir e vivenciar o mundo com seus próprios olhos. Com as precauções certas, essa experiência se torna ainda mais rica e significativa. Aproveite cada momento!

O post Dicas essenciais para mulheres que viajam sozinhas apareceu primeiro em Essentir.

Pensando nisso, criamos um e-book completo e atualizado, com todas as informações para auxiliar a sua empresa a criar a Política de Viagens Corporativas, levando em consideração o bem-estar do seu time.

O que é Política de Viagens?

Um documento que contém as diretrizes e procedimentos estabelecidos por uma empresa para gerenciar e regular as viagens de negócios de seus colaboradores. Ele deve contemplar desde reservas, condutas, reembolsos até a segurança e integridade física dos colaboradores. Esse material deve ser facilmente divulgado em toda a empresa e, principalmente, para as pessoas que viajam representando suas corporações.

Objetivos da Política de Viagens

Tornar claras as regras das viagens permite maior autonomia dos colaboradores. Isso também otimiza custos, garante o bem-estar dos viajantes, esclarece as regras das solicitações, possibilita um controle gerencial eficaz e zela pela saúde financeira da empresa.

Cada empresa é única. Ao preparar a Política de Viagens da sua empresa, considere as necessidades de cada viagem, os destinos mais usuais, os propósitos e as preferências dos funcionários.

A Essêntir pode negociar tarifas especiais de hotelaria nos destinos mais visitados, gerando uma economia significativa para a empresa.

Metas

Cada viagem realizada pela empresa deve ter um objetivo bem definido e metas a serem alcançadas, sejam elas financeiras, quantitativas ou qualitativas, como cuidado com a marca e qualidade.

Segurança

Nunca coloque em risco a saúde e o bem-estar dos colaboradores em deslocamentos de viagens. Não analise a segurança como um custo, pois trata-se de um investimento. Ofereça seguro-viagem para os colaboradores, mesmo em viagens curtas e nacionais. Esses cuidados extras, proporcionam maior  bem-estar ao seu time, promovem mais assertividade nos objetivos a serem alcançados e aumentam o engajamento com a empresa.

Procedimentos

Estabeleça prazos claros para as solicitações de viagens. Embora possa haver exceções, como viagens de emergência, definir procedimentos claros permite economia e controle das agendas para a execução das tarefas.

Por exemplo: as solicitações devem ser feitas com pelo menos 7 dias de antecedência. A categoria dos hotéis deve ser de até 4 estrelas ou com diária máxima de R$ 300,00 para viagens nacionais e R$ 550,00 para viagens internacionais.

Fluxo de aprovação

A empresa deve seguir um fluxo de aprovadores, onde o gestor de viagens autoriza a agência a seguir com as solicitações dos funcionários. Esse processo pode ser automatizado.

A Essêntir oferece ferramentas que permitem ao colaborador realizar toda a solicitação pelo celular. A solicitação é então enviada automaticamente ao aprovador, e o processo só pode ser concluído após a aprovação.

ESG

Não se esqueça de incluir em sua política, os princípios ESG (Ambiental, Social e Governança). O nosso planeta precisa desse cuidado, e isso é urgente. Reduza o impacto ambiental gerado pelas viagens e fortaleça a reputação da sua marca. Em uma pesquisa recente, observou-se que empresas seriamente comprometidas com os princípios ESG têm mais oportunidades nos mercados atuais, atraem novos investimentos e são preferidas pelos consumidores.

A Essêntir é signatária do Pacto Global da ONU desde 2022.

Baixe o seu E-book gratuitamente aqui

O nosso Modelo de Política de Viagens está completo. Aqui trouxemos apenas alguns aspectos importantes a serem considerados na construção deste material.

A equipe Essêntir pode fornecer recursos adicionais, como materiais de apoio, treinamentos personalizados e workshops interativos, garantindo que sua equipe esteja totalmente preparada para aderir à nova política.

Fale com a gente.

Essêntir Viagens

O post Modelo de Política de Viagens Corporativas – E-book gratuito com tudo que não pode faltar para construir um documento completo para a sua empresa e seus funcionários apareceu primeiro em Essentir.

Então, seja você um passageiro acostumado a viajar ou não, vem com a gente nesse blog que mostrará tudo que você precisa saber para viajar a trabalho pela primeira vez e desvendar as etapas de uma viagem corporativa.

O que significa viajar a trabalho?

Viajar a trabalho envolve o deslocamento de um ou mais colaboradores para representar a empresa em compromissos profissionais. Durante essas viagens, os funcionários têm a oportunidade de apresentar a empresa, seus produtos ou serviços, e de estabelecer conexões pessoais ao interagir com outras pessoas, sejam colaboradores, diretores ou consumidores.

Política de Viagens

É possível que você já tenha se familiarizado à Política de Viagens da sua empresa; no entanto, caso negativo, é recomendável que você pergunte ao seu gestor sobre como acessar essas importantes orientações.

Esse é o principal documento que irá nortear a sua viagem a negócios, o que pode e o que não pode, regras de reembolso etc.

Mas afinal, o que pode e o que não pode?

Em linhas gerais, todas as diretrizes sobre o que é permitido e o que não é durante uma viagem a trabalho estão detalhadas no documento de política de viagens da empresa. Por isso, é essencial que esse material seja transparente e compreensível!

Alguns pontos são comuns a praticamente todas as políticas de viagens corporativas, enquanto outros podem variar conforme os acordos estabelecidos entre gestores e colaboradores. Mas não se preocupe, pois todas as orientações e responsabilidades deverão ser comunicadas pelo seu líder direto ou pelo gestor de viagens.

Além disso, é o gestor quem irá fornecer todas as informações necessárias para a sua viagem, incluindo reservas de hotel, transporte, ingressos para eventos e demais documentos essenciais.

Nossa dica é: não viaje com dúvidas, o que não for compreendido, deve ser perguntado.

Ferramenta de Gestão

Algumas empresas utilizam as facilidades tecnológicas de uma ferramenta de gestão de viagens, tudo na palma da mão.

Nesse caso, o viajante consegue comparar os valores das passagens aéreas nos horários e dias que for mais conveniente para o seu compromisso, além de tarifas dos hotéis, localização das hospedagens e até alugar um veículo para a sua necessidade.

A solicitação dos serviços é enviada então para o gestor aprovar e em seguida os vouchers são emitidos.

Dessa forma os relatórios gerenciais do gestor ficam mais práticos e fáceis, porém, nem toda empresa utiliza este tipo de ferramenta, e as solicitações são feitas de forma off-line, via e-mail ou telefone.

Meio de Transporte

Escolher o meio de transporte para cumprir o seu compromisso é fundamental, e irá depender de diversos fatores, como: distância, tempo de permanência, custos etc.

Avião, carro alugado ou próprio, ônibus, trem ou outros meios, devem ser aprovados pelo gestor, se for utilizar veículo próprio veja sobre o reembolso de km rodados, seguro etc.

Alguns eventos são emergenciais, como manutenção de algum produto em um cliente distante, nesse caso, o avião geralmente se torna o mais ágil meio de transporte.

Uma estratégia valiosa para otimizar os custos em viagens corporativas é planejar os compromissos com antecedência e adquirir os serviços necessários o mais cedo possível. Compras realizadas próximas à data da viagem tendem a ser mais dispendiosas. Além disso, é fundamental estar ciente do calendário de eventos anuais, pois a realização de grandes eventos no destino da viagem, pode resultar em um aumento de custos das passagens aéreas, hospedagem e indisponibilidade de serviços, como locação de veículos. Portanto, a recomendação é sempre se antecipar e planejar com cuidado.

Aeroporto

Nem todas as pessoas estão acostumadas com as rotinas e procedimentos dentro do aeroporto, por isso é importante ter em mente essas regrinhas abaixo.

Check-in: O check-in deve ser realizado com antecedência, idealmente a partir de 72 horas antes do horário do voo até 60 minutos do horário de partida (algumas cias internacionais encerram o check-in 90 minutos antes da partida), por isso, evite deixar para a última hora.

Documentação: Para viagens nacionais, é obrigatória a apresentação de um documento válido com foto, como Carteira Nacional de Habilitação (CNH), Registro Geral (RG) ou Passaporte, incluindo a CNH digital. Para voos internacionais, é essencial verificar os requisitos específicos, como a validade mínima do passaporte (geralmente seis meses), a necessidade de vistos, vacinas obrigatórias, como a de febre amarela, e a exigência de seguro-viagem. A falta de qualquer um desses itens pode comprometer o seu embarque.

Chegada ao Aeroporto: Recomenda-se chegar ao aeroporto com antecedência, especialmente para procedimentos como check-in e despacho de bagagens. Para voos internacionais é necessário chegar com pelo menos três horas de antecedência, e duas horas para voos nacionais. No entanto, para passageiros que realizam check-in online e não precisam despachar bagagens, é possível chegar com menos tempo de antecedência.

Grandes Aeroportos: Em aeroportos movimentados, como Guarulhos e Congonhas em São Paulo, e Santos Dumont e Galeão no Rio de Janeiro, é importante estar atento a grandes filas durante o embarque, especialmente nas áreas de inspeção de bagagens e raio-x.

Bagagem de Mão e Despachada: As companhias aéreas nacionais geralmente permitem uma mochila e uma bagagem de mão com dimensões de até 55x35x25cm para cabine, sem necessidade de despacho. Quanto às bagagens despachadas, o peso máximo permitido é de até 23kg, respeitando as medidas de 80x28x50cm (veja imagem abaixo). Algumas cias aéreas utilizam despacho de bagagem até 32kg para voos internacionais, é importante conferir no ato da compra, você pode solicitar voos com ou sem bagagem despachada.

Preste atenção aos itens que podem e que não podem ser carregados nas bagagens. Na dúvida pergunte.

Hospedagem

Sempre confira antecipadamente o seu voucher de hospedagem, nome do hotel, endereço, dia de entrada e de saída, se o café da manhã está incluso, evite surpresas desagradáveis na hora do check-in.

Durante o check-in aproveite para se informar sobre internet e senha, locais próximos para almoço e jantar, parques e outras facilidades que você precise.

Segurança

Se viajar é preciso, sentir-se seguro durante a sua viagem é essencial, e o gestor de viagens sabe disso, pois é uma obrigação legal e moral cuidar do funcionário durante toda a viagem.

Veja a possibilidade de contratar um seguro-viagem, mesmo para viagens nacionais e curtas, é um investimento importante e um cuidado extra com você.

Escolha hospedagens com boa localização, ou próximo do seu compromisso, desde que seja uma área segura, muitas vezes pagar um pouco mais vale a pena.

Tenha o contato direto com o seu gestor para casos de urgências e contratempos e o telefone emergencial da sua agência anotado em seus contatos. A Essêntir oferece atendimento 24 horas, todos os dias da semana, em casos urgentes opte por fazer uma ligação direta para a agência, evite enviar mensagens por SMS ou WhatsApp, pois essas podem demorar a chegar ou não ser entregues, se é urgente, ligue!

Ainda que o gestor tenha como obrigação cuidar da sua segurança durante a viagem, você também tem alguns cuidados extras muito importantes para evitar as famosas dores de cabeça.

Colocar cadeados na mala, coloque uma etiqueta com o seu endereço dentro da mala, fotografe ou filme a sua bagagem, pois caso extravie, fica mais fácil localizar ou se acontecer algum dano é possível mostrar.

Guarde bem o seu dinheiro em local seguro, usando doleiras (Money belt), manter documentos importantes no cofre do hotel, incluir senhas nos dispositivos eletrônicos como celular e notebook.

No destino, pergunte na recepção quais locais são mais seguros, evite ruas desertas.

Cuidado com a alimentação, dependendo do destino algumas comidas regionais podem não fazer bem e prejudicar o seu compromisso. Não é aconselhável o consumo de água de torneira e gelos, nesse caso prefira água mineral e bebidas industrializadas.

Reembolso de despesas

Algumas vezes será necessário solicitar reembolso de certas despesas tais como, locomoções internas, táxis, carros de aplicativos, ônibus, restaurantes, delivery etc., essas regras devem estar claras na Política de Viagens da sua empresa.

Como você está começando a viajar a negócios, não tenha medo de perguntar, não viaje com dúvidas, entre em contato com o seu gestor se necessário, fale com a sua agência. Com essas orientações e com tempo, tudo ficará muito mais fácil e fluído para você.

Aproveite as dicas e boas viagens!

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Viagens corporativas desempenham um papel vital no mundo dos negócios, permitindo a expansão e aprimoramento das operações. No entanto, manter os custos sob controle é essencial para garantir que as viagens sejam economicamente viáveis.

Gestão de Custos em Viagens Corporativas

Esse é um aspecto fundamental para qualquer empresa que realize viagens corporativas, a gestão eficaz não apenas impacta diretamente as finanças da empresa, mas também tem implicações em sua eficiência operacional e na responsabilidade social. Passagens aéreas, hospedagens, alimentação e outras despesas, podem se acumular rapidamente, e a gestão aliada a uma boa política de viagens, e diretrizes clara de gastos, ajuda a garantir que os funcionários estejam cientes das expectativas em relação aos gastos durantes as viagens, evitando excessos e despesas não autorizadas.

Garantindo a lucratividade:

Viagens de negócios são um investimento vital para o crescimento e sucesso da empresa, bem como para fortalecer o relacionamento presencial com os clientes, demonstrando o valor que eles representam. No entanto, é essencial controlar rigorosamente os custos para proteger os lucros e manter a rentabilidade da empresa em alta.

Economia de Recursos:

Uma gestão eficaz de custos em viagens corporativas envolve a busca de maneiras de economizar recursos. Isso pode incluir a negociação de contratos vantajosos com fornecedores de viagens, a escolha de opções de hospedagem mais econômicas e o uso de tecnologia para encontrar as melhores ofertas.

A Essêntir Viagens utiliza tecnologia de ponta e inteligência estratégica, para oferecer as melhores soluções de viagens, controles, relatórios e diretórios dos principais hotéis, com tarifas negociadas, buscando levar eficiência operacional para a sua empresa, com melhor uso dos recursos financeiros e maior margem de lucro.

Responsabilidade Social e Sustentabilidade:

Além dos aspectos financeiros, a gestão de custos em viagens corporativas também pode ter um impacto positivo na responsabilidade social da empresa. A escolha de práticas sustentáveis, como a redução das emissões de carbono associadas a viagens, é uma parte importante dessa gestão.

Empresas e pessoas estão cada vez mais focadas em fechar negócios com corporações que estejam seriamente comprometidas com projetos ambientais e de sustentabilidade. A Essêntir Viagens criou o projeto “Plantando Hoje para Voar Amanhã”, onde convidamos os nossos clientes a compensar a produção de CO2 com o plantio de árvores nativas em regiões de proteção permanente na Amazônia. Clique aqui para saber mais sobre esse projeto.

Políticas Eficazes de Viagens Corporativas:

Políticas Eficazes de Viagens Corporativas desempenham um papel crucial na gestão de custos e na garantia da eficiência operacional das viagens de negócios. Elas devem ser claras e diretas para que os colaboradores não tenham dúvidas durante suas viagens a trabalho.  Aqui estão alguns pontos importantes a serem considerados:

1. Transparência e Clareza: Políticas bem elaboradas devem ser transparentes e fáceis de entender. Elas devem esclarecer quais despesas são reembolsáveis, quais não são, e os procedimentos para solicitar e documentar reembolsos.
2. Limites e Restrições de Gastos: As políticas devem estabelecer limites para diferentes categorias de despesas, como passagens aéreas, hospedagem, alimentação e transporte local. Isso ajuda a evitar gastos excessivos e a manter os custos dentro do orçamento.
3. Procedimentos de Aprovação: Estabeleça quem é responsável por aprovar as viagens de negócios e sob quais condições. Isso pode incluir supervisores, gerentes de departamento ou até mesmo a necessidade de autorização de níveis mais altos para viagens mais dispendiosas.
4. Políticas de Cancelamento e Alteração: Esclareça as diretrizes para cancelamentos e alterações de planos de viagem, incluindo eventuais penalidades ou restrições.
5. Reservas Antecipadas: Encoraje ou estabeleça diretrizes sobre a antecedência das reservas, o que pode ajudar a garantir tarifas mais econômicas em passagens e hospedagem.
6. Reembolsos e Prestação de Contas: Especifique os procedimentos e prazos para a prestação de contas e solicitação de reembolsos. Isso pode incluir a documentação necessária, como recibos e faturas. Perdeu o recibo, leia aqui como proceder.
7. Atualizações e Revisões: As políticas devem ser dinâmicas e sujeitas a atualizações à medida que as necessidades da empresa e o cenário econômico mudam.
8. Treinamento e Comunicação: Certifique-se de que os funcionários estejam cientes das políticas e compreendam como aplicá-las. Ofereça treinamento quando necessário e mantenha uma comunicação clara sobre as diretrizes.

Em resumo, a gestão de custos em viagens corporativas é uma parte essencial da administração financeira de uma empresa. Ao estabelecer políticas claras, buscar eficiência e considerar a sustentabilidade, as empresas podem colher os benefícios das viagens de negócios sem comprometer seu desempenho financeiro. Isso garante que as viagens corporativas sejam um investimento estratégico que contribui para o sucesso da empresa.

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Você precisa visitar um cliente importante, alguma reunião fundamental de negócios para a empresa ou mesmo passar por algum procedimento médico em outra cidade, porém, quando chega ao aeroporto descobre que o seu voo está com overbooking, as cias aéreas não usam essa palavra, uma vez que a prática, apesar de comum, é proibida.

Mas você sabe o que é o Overbooking?

Quando uma cia aérea vende mais bilhetes para um determinado voo do que a quantidade máxima de assentos no avião, e espera que nem todos os passageiros apareçam para o voo.

Porém nem sempre funciona, em alguns casos todos os passageiros comparecem e acontece o overbooking, a cia aérea precisa remanejar pessoas para outros voos ou até mesmo ressarcir o passageiro.

Outro motivo são as conexões, quando uma pessoa precisa tomar mais de um voo para chegar ao seu destino, se ocorrer um atraso no primeiro trecho, pode haver um overbooking no próximo voo e o viajante ter que esperar mais tempo até conseguir embarcar. Geralmente a cia aérea prioriza quem já está voando e irá tentar realocar em outros voos, os passageiros que estão iniciando a viagem.

O tamanho da aeronave também influencia nesse processo, caso o avião tenha ido para alguma manutenção, visto que a segurança é fundamental na aviação civil, e substituído por um aparelho menor, pode faltar assentos para os passageiros.

E os cancelamentos também interferem, e muito nos overbooking, já que os passageiros precisam ser reacomodados em outros voos.

Uma primeira dica, sempre reconfirme a sua viagem nos aplicativos ou websites das cias aéreas, assim elas já sabem que você pretende embarcar, ainda que imprevistos ocorram.

O que fazer se o Overbooking acontecer?

Procure o balcão da cia aérea, no aeroporto, para informações de como estão procedendo nesse caso, pesquise voos em outras cias para o mesmo destino e solicite alteração, se houver recusa procure um supervisor ou gerente.

ANAC (Agência Nacional de Aviação Civil)

O próximo passo, caso a cia não resolva o seu problema, informar que conhece os seus direitos e que irá contatar a ANAC, procure o escritório ou algum funcionário do orgão diretamente no aeroporto.

Conheça os direitos dos passageiros em caso de overbooking de acordo com a ANAC:

• Reembolso integral da passagem, incluindo taxas de embarque;
• Solicitar um voo para o seu destino em outra cia aérea, sem custo adicional;
• Remarcar o seu voo para data e horário da sua preferência, sem custo para o passageiro;
• Ser acomodado no próximo voo para o mesmo destino da cia aérea ou outra cia, e se for necessário, receber compensação para alimentação, transporte, hospedagem;
• Concluir a viagem por outro meio de transporte, se houver.

Caso o passageiro fique insatisfeito com a solução do caso, poderá solicitar indenização pela justiça, nesse caso será necessário um advogado para representar o caso. A melhor forma é negociar diretamente com a cia aérea para resolver a situação.

No Brasil, geralmente o viajante pode receber em torno de R$ 250,00 para distâncias de até 1.100km e R$ 420,00 para distâncias superiores.

Atualize os viajantes da sua empresa para que saibam dos procedimentos e os seus direitos.

Fonte: ANAC, Argo Solutions.

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Otimize o tempo de viagem

Aproveite o tempo de viagem para ser produtivo. Leve um livro, tablet ou notebook e use o tempo de deslocamento para adiantar tarefas, como responder e-mails, preparar apresentações e revisar documentos.

É importante planejar o trajeto com antecedência para evitar atrasos e imprevistos. Use aplicativos de mobilidade urbana para verificar o trânsito e horários de transporte público. Se estiver viajando de avião, escolha voos com horários adequados para sua agenda e que não prejudiquem seu descanso.

Esteja preparado para imprevistos

Sempre esteja preparado para imprevistos, como atrasos de voos, mudanças de agenda e outros contratempos. Leve uma mala de mão com itens essenciais, como uma troca de roupa, carregador de celular, adaptador de tomada, documentos importantes, entre outros.

Verifique com antecedência as políticas da companhia aérea em relação a bagagem de mão e despachada. Isso evitará dores de cabeça na hora do embarque. Também é importante ter um plano B caso algo não saia conforme o esperado, como uma conexão perdida ou hotel lotado.

Uma dica útil é digitar no google o código da cia aérea e o número do seu voo no buscador, no dia da sua viagem, com isso você terá as informações atualizadas do voo. Clique aqui para pesquisar.

Faça uma boa escolha de hospedagem

A escolha do hotel pode fazer toda a diferença na sua viagem corporativa. Escolha um hotel com boa localização e comodidades, como Wi-Fi gratuito, academia, café da manhã incluído e espaço de trabalho adequado.

Além disso, verifique se o hotel possui salas de reunião e outros espaços apropriados para receber clientes e parceiros de negócios. Se a viagem envolver eventos ou congressos, procure hotéis próximos ao local para evitar deslocamentos desnecessários.

Cote aqui a sua viagem com a Essêntir.

Faça uma pesquisa prévia do destino

Antes de embarcar, pesquise sobre o destino e suas particularidades. Procure por informações sobre o clima, os costumes locais, os principais pontos turísticos e opções de transporte. Isso o ajudará a se planejar melhor para a viagem, escolhendo a roupa adequada e conhecendo os costumes locais.

Você também poderá aproveitar o tempo livre para conhecer a cidade e seus atrativos turísticos. Procure por restaurantes e bares locais para ter uma experiência mais autêntica.

Cuide da sua saúde

Mantenha-se saudável durante a viagem de negócios. Beba água regularmente, faça exercícios, evite alimentos pesados e durma bem. Uma boa saúde física e mental ajuda a tornar a viagem mais produtiva e agradável.

Procure conhecer as políticas de saúde e segurança do destino, como vacinas e medidas de prevenção de doenças. Leve medicamentos básicos, como analgésicos e anti-inflamatórios, e um kit de primeiros socorros para emergências.

Lembre-se de que uma viagem bem planejada pode fazer toda a diferença nos seus resultados profissionais e na sua experiência pessoal.

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