Por isso, a gestão de riscos em viagens corporativas tornou-se um tema essencial para empresas que valorizam pessoas, reputação e continuidade operacional.

Mais do que organizar deslocamentos, é necessário criar uma estrutura de proteção que garanta segurança, suporte e tranquilidade aos colaboradores durante toda a viagem.

O que é gestão de riscos em viagens corporativas?

Trata-se do conjunto de políticas, processos e ferramentas adotados para identificar, prevenir e responder a possíveis situações de risco relacionadas a viagens profissionais.

O objetivo é reduzir impactos operacionais, financeiros e humanos, assegurando que cada colaborador viaje com o respaldo adequado da empresa.

Essa prática também está diretamente ligada ao conceito de duty of care, ou seja, o dever da empresa de cuidar de seus profissionais em deslocamento.

Por que esse tema é cada vez mais importante?

O cenário global tornou as viagens mais complexas. Mudanças climáticas, greves, novas exigências migratórias, crises sanitárias, guerras e instabilidades regionais mostram que imprevistos podem acontecer a qualquer momento.

Empresas preparadas conseguem:

• Proteger seus colaboradores
• Reduzir prejuízos financeiros
• Agir rapidamente em emergências
• Preservar produtividade
• Reforçar a confiança interna
• Fortalecer a imagem corporativa

1. Políticas de segurança claras e atualizadas

Toda empresa que realiza viagens corporativas deve contar com uma política estruturada, simples e acessível, que inclua orientações como: critérios para reservas de voos e hospedagens, fornecedores homologados, procedimentos em caso de emergências, canais de suporte 24h, diretrizes de comportamento e compliance entre outros.

Quando bem comunicada, a política reduz dúvidas e aumenta a autonomia do viajante.

2. Seguro viagem corporativo: proteção indispensável

O seguro viagem deixou de ser opcional em muitos contextos. Ele representa uma camada estratégica de segurança para empresa e colaborador.

Coberturas importantes incluem: despesas médicas e hospitalares, assistência farmacêutica, cancelamento ou interrupção de viagem, extravio de bagagem, repatriação e até suporte jurídico.

Além disso, diversos países exigem seguro com cobertura mínima para entrada.

3. Planos de contingência para agir com rapidez

Toda empresa precisa estar preparada para reagir quando algo sai do planejado.

Um plano de contingência eficiente deve contemplar:

Antes da viagem

• Monitoramento do destino
• Documentação correta
• Informações de contato atualizadas
• Orientações e direcionamento básico do viajante

Durante a viagem

• Canal de atendimento imediato
• Remarcações rápidas
• Apoio local quando necessário
• Comunicação com seus gestores

Em situações críticas

• Evacuação emergencial
• Retorno antecipado
• Suporte médico
• Gestão de crise institucional

Ter um plano pronto reduz decisões improvisadas em momentos delicados.

4. O papel estratégico da agência especializada

Contar com uma agência experiente em viagens corporativas faz toda diferença.

Mais do que emitir passagens, parceiros especializados apoiam na criação dessas políticas, escolha de fornecedores confiáveis, atendimento emergencial e gestão completa da experiência do viajante.

Esse suporte permite que a empresa foque no negócio enquanto especialistas cuidam da operação e da segurança.

Investir em gestão de riscos em viagens corporativas é investir em pessoas e em continuidade dos negócios.

Empresas que tratam segurança como prioridade demonstram responsabilidade, fortalecem cultura organizacional e criam experiências de viagem mais produtivas e tranquilas.

Uma viagem corporativa bem-sucedida não depende apenas do destino, depende do cuidado em cada etapa do caminho.

Essêntir Viagens

O post Gestão de Riscos em Viagens Corporativas: como proteger colaboradores e garantir operações seguras apareceu primeiro em Essentir.

No mundo corporativo de hoje, a mobilidade é essencial. Equipes viajam com frequência para reuniões, eventos, negociações e treinamentos, e isso traz consigo um novo conjunto de responsabilidades.

Em meio a um cenário global de incertezas, com riscos climáticos, políticos e logísticos, garantir a segurança do colaborador se tornou uma prioridade estratégica.

É aqui que entra o conceito de Duty of Care, ou “dever de cuidado”.
Mais do que uma exigência legal, ele representa o compromisso ético e humano da empresa em proteger seus colaboradores durante as viagens corporativas.

O que é Duty of Care, na prática

O termo Duty of Care vem do direito internacional e significa literalmente “dever de cuidado”.
Nas viagens corporativas, trata-se da obrigação da empresa em zelar pela segurança, bem-estar e suporte do colaborador antes, durante e depois da viagem.

Isso inclui desde orientações preventivas até o acompanhamento ativo em situações de risco.

Em resumo: a responsabilidade da empresa não termina quando o colaborador embarca, ela apenas muda de lugar.

Por que o Duty of Care é essencial hoje?

Com o aumento das viagens e dos riscos globais, é fundamental que o gestor aja de forma proativa, e não apenas reativa.
Greves, instabilidade política, emergências de saúde e desastres naturais são apenas alguns dos imprevistos que podem ocorrer, e impactar diretamente o viajante e a empresa.

Adotar políticas sólidas de Duty of Care é uma forma de antecipar riscos, reduzir prejuízos e fortalecer a confiança entre empresa e colaborador.
Além disso, organizações que ignoram esse dever podem enfrentar danos à reputação, processos trabalhistas e perda de credibilidade.

Conheça os três pilares do Duty of Care em viagens corporativas

Para implementar uma gestão de viagens realmente segura e eficiente, é preciso construir uma base sólida em torno de três pilares principais:

1. Planejamento e informação

Antes de cada deslocamento, o gestor da sua empresa deve compartilhar com o colaborador informações claras sobre o destino, possíveis riscos locais, protocolos de emergência e contatos de apoio.
Um bom planejamento reduz imprevistos e garante viagens mais seguras e tranquilas.

2. Monitoramento ativo

Durante a viagem, é fundamental acompanhar os deslocamentos e manter canais de comunicação abertos.
O viajante deve saber que pode contar com suporte imediato em caso de mudanças de rota, cancelamentos ou emergências.

3. Suporte imediato

Um canal de atendimento disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana é essencial.

O tempo de resposta pode fazer toda a diferença em uma situação de risco.

A tecnologia como aliada da segurança corporativa

Ferramentas digitais de gestão de viagens são grandes aliadas do Duty of Care.
Com sistemas integrados, é possível monitorar reservas, acompanhar voos em tempo real e centralizar todas as informações do viajante em um único lugar.

Além disso, dashboards e relatórios automatizados permitem decisões rápidas e baseadas em dados, otimizando o tempo do gestor e aumentando a eficiência operacional.

O papel da agência de viagens corporativas

Implementar o Duty of Care de forma eficaz exige parceria com especialistas.
Uma agência de viagens corporativas como a Essêntir Viagens atua como extensão da equipe interna, oferecendo:

• Monitoramento ativo de deslocamentos
• Atendimento 24h em qualquer lugar do mundo
• Consultoria personalizada e suporte humanizado
• Tecnologia integrada para controle e visibilidade dos custos

Assim, a empresa garante que o colaborador esteja sempre amparado, e que a gestão de viagens opere com segurança, serenidade e precisão.

Segurança é investimento, não custo

O Duty of Care não é apenas uma política de compliance, é uma postura empresarial que valoriza as pessoas e protege o negócio.
Cuidar do viajante é cuidar da marca, da produtividade e da reputação da empresa.

Se a sua organização ainda não estruturou um plano de Duty of Care, este é o momento de agir.

Converse com o time consultivo da Essêntir Viagens e descubra como transformar suas viagens corporativas em experiências seguras, estratégicas e humanas.

O post Garantindo segurança: o que todo gestor deve saber sobre Duty of Care em viagens corporativas apareceu primeiro em Essentir.

Se você já tentou mudar o horário do seu voo e se assustou com a cobrança de multa e diferença tarifária, saiba que existem alternativas que podem ser gratuitas ou muito mais econômicas, dependendo do momento, canal e tipo de tarifa.

Neste artigo, vamos explicar:

• Quando vale a pena pedir a antecipação direto no balcão da companhia aérea.
• Como funciona a solicitação via aplicativo ou agência de viagens.
• O papel da tarifa e do seu status no programa de fidelidade.
• Dicas para evitar custos desnecessários.

1. Antecipar voo direto no balcão: quando pode ser grátis

Em muitas companhias aéreas, especialmente em voos domésticos, é possível antecipar o voo gratuitamente, desde que seja para o mesmo dia do embarque original, haja assentos disponíveis e a solicitação seja feita diretamente no balcão do aeroporto.

Essa vantagem depende tanto da política da companhia aérea quanto do tipo de tarifa adquirida.

Exemplos práticos:

• Tarifa flexível → antecipar no balcão normalmente não gera custo.
• Tarifa promocional → pode não permitir a mudança gratuita, mas ainda assim pode valer a tentativa, já que algumas companhias podem liberar a alteração como cortesia, dependendo da disponibilidade.

2. Solicitar via aplicativo ou agência: a regra muda

Quando a antecipação é feita antes de chegar ao aeroporto, seja pelo app da companhia aérea ou por meio da agência de viagens, ela geralmente segue as regras de alteração:

• Pagamento de multa (quando aplicável pela tarifa).
• Pagamento de diferença tarifária entre o voo original e o novo.

Isso acontece porque o sistema considera a mudança como alteração de bilhete e não como antecipação de embarque.
Por isso, o custo pode ser significativamente maior do que o ajuste feito no balcão.

3. Status no programa de fidelidade: um grande aliado

Clientes com categorias elevadas nos programas de milhagem (ex.: Ouro, Diamante, Black, etc.) costumam ter benefícios extras, que incluem:

• Isenção de multa para alteração.
• Antecipação de voo sem custo (inclusive via app).
• Prioridade em lista de espera para o próximo voo.

Se você viaja com frequência, subir de categoria pode trazer economias relevantes e mais flexibilidade na hora de alterar o voo.

4. Dicas para economizar e evitar surpresas

* Verifique a política da sua tarifa antes da viagem.
* Se estiver no aeroporto, tente primeiro o balcão da companhia.
* Use o app da companhia para consultar disponibilidade e valores.
* Se for cliente frequente, aproveite os benefícios do seu status.
* Em viagens corporativas, consulte sua agência de viagens para orientações e evitar custos extras para a empresa.

Nem sempre antecipar um voo precisa ser caro. Muitas vezes, a escolha do canal certo para fazer a solicitação pode significar a diferença entre pagar nada ou arcar com tarifas elevadas.
Entender como funcionam as regras da sua tarifa e aproveitar os benefícios do seu programa de fidelidade são passos fundamentais para viajar com mais flexibilidade e economia.

Essêntir Viagens

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“Se eu não conseguir embarcar, o que acontece com meu bilhete? Há cobrança? Posso evitar a penalidade?”

Para responder essas e outras perguntas, a equipe da Essêntir Viagens preparou este conteúdo completo e direto ao ponto sobre o que é o no-show, como ele impacta sua viagem e o que fazer para minimizar prejuízos.

O que é no-show?

O no-show acontece quando o passageiro não embarca no voo reservado e não avisa a companhia aérea com antecedência. Isso pode gerar multas ou cancelamento automático dos trechos seguintes da mesma reserva.

Por que existe essa cobrança?

Ao deixar de embarcar sem aviso prévio, a companhia aérea perde a chance de revender o assento para outro cliente. Por isso, criou-se a taxa de no-show como forma de compensação.

Como a cobrança é feita?

Tudo depende do tipo de tarifa contratada. Em geral:

• Passagens promocionais ou restritivas: têm taxas de no-show mais altas ou até não reembolsáveis.
• Passagens flexíveis ou corporativas: oferecem condições mais vantajosas para alterações e cancelamentos.

A cobrança pode ser feita em reais ou como um percentual do valor do bilhete, variando conforme a companhia aérea.

E se isso acontecer comigo?

Imagine o cenário:

“Tive um compromisso urgente e não consegui embarcar para uma reunião em Salvador. Quando tentei remarcar, minha passagem de ida e volta já havia sido cancelada pela companhia.”

Esse é um exemplo clássico de no-show, e sim, acontece com frequência.

Se o bilhete for parte de uma única viagem de ida e volta e você não comparecer ao voo de ida sem avisar, a volta pode ser automaticamente cancelada. O resultado? A compra de novos bilhetes, geralmente mais caros e sem reembolso possível.

Como evitar o no-show?

A principal dica é: comunique-se com antecedência! Sempre que houver imprevistos, informe imediatamente seu agente de viagens ou a companhia aérea.

Além disso:

• Opte por passagens com maior flexibilidade, sempre que possível.
• Leia com atenção as regras tarifárias no momento da compra.
• Conte com o suporte de uma agência especializada, como a Essêntir Viagens, para orientar suas escolhas.

Foi cobrado pelo no-show? O que fazer?

Se você ou sua empresa recebeu cobrança indevida ou precisa de orientação, fale conosco. Nossa equipe está preparada para negociar com as companhias, minimizar perdas e encontrar soluções rápidas.

atendimento@essentir.com.br

Conclusão

Conhecer bem as regras do mercado aéreo pode evitar dores de cabeça, e custos desnecessários. O no-show é um conceito importante e pode afetar diretamente o orçamento e a tranquilidade das viagens corporativas.

Na Essêntir Viagens, estamos prontos para cuidar disso por você. Conte com nossa experiência para antecipar imprevistos, proteger seu investimento e manter sua viagem sob controle.

O post No-show: entenda como funciona, como evitar e quais são os seus direitos apareceu primeiro em Essentir.

Pensando nisso, criamos um e-book completo e atualizado, com todas as informações para auxiliar a sua empresa a criar a Política de Viagens Corporativas, levando em consideração o bem-estar do seu time.

O que é Política de Viagens?

Um documento que contém as diretrizes e procedimentos estabelecidos por uma empresa para gerenciar e regular as viagens de negócios de seus colaboradores. Ele deve contemplar desde reservas, condutas, reembolsos até a segurança e integridade física dos colaboradores. Esse material deve ser facilmente divulgado em toda a empresa e, principalmente, para as pessoas que viajam representando suas corporações.

Objetivos da Política de Viagens

Tornar claras as regras das viagens permite maior autonomia dos colaboradores. Isso também otimiza custos, garante o bem-estar dos viajantes, esclarece as regras das solicitações, possibilita um controle gerencial eficaz e zela pela saúde financeira da empresa.

Cada empresa é única. Ao preparar a Política de Viagens da sua empresa, considere as necessidades de cada viagem, os destinos mais usuais, os propósitos e as preferências dos funcionários.

A Essêntir pode negociar tarifas especiais de hotelaria nos destinos mais visitados, gerando uma economia significativa para a empresa.

Metas

Cada viagem realizada pela empresa deve ter um objetivo bem definido e metas a serem alcançadas, sejam elas financeiras, quantitativas ou qualitativas, como cuidado com a marca e qualidade.

Segurança

Nunca coloque em risco a saúde e o bem-estar dos colaboradores em deslocamentos de viagens. Não analise a segurança como um custo, pois trata-se de um investimento. Ofereça seguro-viagem para os colaboradores, mesmo em viagens curtas e nacionais. Esses cuidados extras, proporcionam maior  bem-estar ao seu time, promovem mais assertividade nos objetivos a serem alcançados e aumentam o engajamento com a empresa.

Procedimentos

Estabeleça prazos claros para as solicitações de viagens. Embora possa haver exceções, como viagens de emergência, definir procedimentos claros permite economia e controle das agendas para a execução das tarefas.

Por exemplo: as solicitações devem ser feitas com pelo menos 7 dias de antecedência. A categoria dos hotéis deve ser de até 4 estrelas ou com diária máxima de R$ 300,00 para viagens nacionais e R$ 550,00 para viagens internacionais.

Fluxo de aprovação

A empresa deve seguir um fluxo de aprovadores, onde o gestor de viagens autoriza a agência a seguir com as solicitações dos funcionários. Esse processo pode ser automatizado.

A Essêntir oferece ferramentas que permitem ao colaborador realizar toda a solicitação pelo celular. A solicitação é então enviada automaticamente ao aprovador, e o processo só pode ser concluído após a aprovação.

ESG

Não se esqueça de incluir em sua política, os princípios ESG (Ambiental, Social e Governança). O nosso planeta precisa desse cuidado, e isso é urgente. Reduza o impacto ambiental gerado pelas viagens e fortaleça a reputação da sua marca. Em uma pesquisa recente, observou-se que empresas seriamente comprometidas com os princípios ESG têm mais oportunidades nos mercados atuais, atraem novos investimentos e são preferidas pelos consumidores.

A Essêntir é signatária do Pacto Global da ONU desde 2022.

Baixe o seu E-book gratuitamente aqui

O nosso Modelo de Política de Viagens está completo. Aqui trouxemos apenas alguns aspectos importantes a serem considerados na construção deste material.

A equipe Essêntir pode fornecer recursos adicionais, como materiais de apoio, treinamentos personalizados e workshops interativos, garantindo que sua equipe esteja totalmente preparada para aderir à nova política.

Fale com a gente.

Essêntir Viagens

O post Modelo de Política de Viagens Corporativas – E-book gratuito com tudo que não pode faltar para construir um documento completo para a sua empresa e seus funcionários apareceu primeiro em Essentir.

Então, seja você um passageiro acostumado a viajar ou não, vem com a gente nesse blog que mostrará tudo que você precisa saber para viajar a trabalho pela primeira vez e desvendar as etapas de uma viagem corporativa.

O que significa viajar a trabalho?

Viajar a trabalho envolve o deslocamento de um ou mais colaboradores para representar a empresa em compromissos profissionais. Durante essas viagens, os funcionários têm a oportunidade de apresentar a empresa, seus produtos ou serviços, e de estabelecer conexões pessoais ao interagir com outras pessoas, sejam colaboradores, diretores ou consumidores.

Política de Viagens

É possível que você já tenha se familiarizado à Política de Viagens da sua empresa; no entanto, caso negativo, é recomendável que você pergunte ao seu gestor sobre como acessar essas importantes orientações.

Esse é o principal documento que irá nortear a sua viagem a negócios, o que pode e o que não pode, regras de reembolso etc.

Mas afinal, o que pode e o que não pode?

Em linhas gerais, todas as diretrizes sobre o que é permitido e o que não é durante uma viagem a trabalho estão detalhadas no documento de política de viagens da empresa. Por isso, é essencial que esse material seja transparente e compreensível!

Alguns pontos são comuns a praticamente todas as políticas de viagens corporativas, enquanto outros podem variar conforme os acordos estabelecidos entre gestores e colaboradores. Mas não se preocupe, pois todas as orientações e responsabilidades deverão ser comunicadas pelo seu líder direto ou pelo gestor de viagens.

Além disso, é o gestor quem irá fornecer todas as informações necessárias para a sua viagem, incluindo reservas de hotel, transporte, ingressos para eventos e demais documentos essenciais.

Nossa dica é: não viaje com dúvidas, o que não for compreendido, deve ser perguntado.

Ferramenta de Gestão

Algumas empresas utilizam as facilidades tecnológicas de uma ferramenta de gestão de viagens, tudo na palma da mão.

Nesse caso, o viajante consegue comparar os valores das passagens aéreas nos horários e dias que for mais conveniente para o seu compromisso, além de tarifas dos hotéis, localização das hospedagens e até alugar um veículo para a sua necessidade.

A solicitação dos serviços é enviada então para o gestor aprovar e em seguida os vouchers são emitidos.

Dessa forma os relatórios gerenciais do gestor ficam mais práticos e fáceis, porém, nem toda empresa utiliza este tipo de ferramenta, e as solicitações são feitas de forma off-line, via e-mail ou telefone.

Meio de Transporte

Escolher o meio de transporte para cumprir o seu compromisso é fundamental, e irá depender de diversos fatores, como: distância, tempo de permanência, custos etc.

Avião, carro alugado ou próprio, ônibus, trem ou outros meios, devem ser aprovados pelo gestor, se for utilizar veículo próprio veja sobre o reembolso de km rodados, seguro etc.

Alguns eventos são emergenciais, como manutenção de algum produto em um cliente distante, nesse caso, o avião geralmente se torna o mais ágil meio de transporte.

Uma estratégia valiosa para otimizar os custos em viagens corporativas é planejar os compromissos com antecedência e adquirir os serviços necessários o mais cedo possível. Compras realizadas próximas à data da viagem tendem a ser mais dispendiosas. Além disso, é fundamental estar ciente do calendário de eventos anuais, pois a realização de grandes eventos no destino da viagem, pode resultar em um aumento de custos das passagens aéreas, hospedagem e indisponibilidade de serviços, como locação de veículos. Portanto, a recomendação é sempre se antecipar e planejar com cuidado.

Aeroporto

Nem todas as pessoas estão acostumadas com as rotinas e procedimentos dentro do aeroporto, por isso é importante ter em mente essas regrinhas abaixo.

Check-in: O check-in deve ser realizado com antecedência, idealmente a partir de 72 horas antes do horário do voo até 60 minutos do horário de partida (algumas cias internacionais encerram o check-in 90 minutos antes da partida), por isso, evite deixar para a última hora.

Documentação: Para viagens nacionais, é obrigatória a apresentação de um documento válido com foto, como Carteira Nacional de Habilitação (CNH), Registro Geral (RG) ou Passaporte, incluindo a CNH digital. Para voos internacionais, é essencial verificar os requisitos específicos, como a validade mínima do passaporte (geralmente seis meses), a necessidade de vistos, vacinas obrigatórias, como a de febre amarela, e a exigência de seguro-viagem. A falta de qualquer um desses itens pode comprometer o seu embarque.

Chegada ao Aeroporto: Recomenda-se chegar ao aeroporto com antecedência, especialmente para procedimentos como check-in e despacho de bagagens. Para voos internacionais é necessário chegar com pelo menos três horas de antecedência, e duas horas para voos nacionais. No entanto, para passageiros que realizam check-in online e não precisam despachar bagagens, é possível chegar com menos tempo de antecedência.

Grandes Aeroportos: Em aeroportos movimentados, como Guarulhos e Congonhas em São Paulo, e Santos Dumont e Galeão no Rio de Janeiro, é importante estar atento a grandes filas durante o embarque, especialmente nas áreas de inspeção de bagagens e raio-x.

Bagagem de Mão e Despachada: As companhias aéreas nacionais geralmente permitem uma mochila e uma bagagem de mão com dimensões de até 55x35x25cm para cabine, sem necessidade de despacho. Quanto às bagagens despachadas, o peso máximo permitido é de até 23kg, respeitando as medidas de 80x28x50cm (veja imagem abaixo). Algumas cias aéreas utilizam despacho de bagagem até 32kg para voos internacionais, é importante conferir no ato da compra, você pode solicitar voos com ou sem bagagem despachada.

Preste atenção aos itens que podem e que não podem ser carregados nas bagagens. Na dúvida pergunte.

Hospedagem

Sempre confira antecipadamente o seu voucher de hospedagem, nome do hotel, endereço, dia de entrada e de saída, se o café da manhã está incluso, evite surpresas desagradáveis na hora do check-in.

Durante o check-in aproveite para se informar sobre internet e senha, locais próximos para almoço e jantar, parques e outras facilidades que você precise.

Segurança

Se viajar é preciso, sentir-se seguro durante a sua viagem é essencial, e o gestor de viagens sabe disso, pois é uma obrigação legal e moral cuidar do funcionário durante toda a viagem.

Veja a possibilidade de contratar um seguro-viagem, mesmo para viagens nacionais e curtas, é um investimento importante e um cuidado extra com você.

Escolha hospedagens com boa localização, ou próximo do seu compromisso, desde que seja uma área segura, muitas vezes pagar um pouco mais vale a pena.

Tenha o contato direto com o seu gestor para casos de urgências e contratempos e o telefone emergencial da sua agência anotado em seus contatos. A Essêntir oferece atendimento 24 horas, todos os dias da semana, em casos urgentes opte por fazer uma ligação direta para a agência, evite enviar mensagens por SMS ou WhatsApp, pois essas podem demorar a chegar ou não ser entregues, se é urgente, ligue!

Ainda que o gestor tenha como obrigação cuidar da sua segurança durante a viagem, você também tem alguns cuidados extras muito importantes para evitar as famosas dores de cabeça.

Colocar cadeados na mala, coloque uma etiqueta com o seu endereço dentro da mala, fotografe ou filme a sua bagagem, pois caso extravie, fica mais fácil localizar ou se acontecer algum dano é possível mostrar.

Guarde bem o seu dinheiro em local seguro, usando doleiras (Money belt), manter documentos importantes no cofre do hotel, incluir senhas nos dispositivos eletrônicos como celular e notebook.

No destino, pergunte na recepção quais locais são mais seguros, evite ruas desertas.

Cuidado com a alimentação, dependendo do destino algumas comidas regionais podem não fazer bem e prejudicar o seu compromisso. Não é aconselhável o consumo de água de torneira e gelos, nesse caso prefira água mineral e bebidas industrializadas.

Reembolso de despesas

Algumas vezes será necessário solicitar reembolso de certas despesas tais como, locomoções internas, táxis, carros de aplicativos, ônibus, restaurantes, delivery etc., essas regras devem estar claras na Política de Viagens da sua empresa.

Como você está começando a viajar a negócios, não tenha medo de perguntar, não viaje com dúvidas, entre em contato com o seu gestor se necessário, fale com a sua agência. Com essas orientações e com tempo, tudo ficará muito mais fácil e fluído para você.

Aproveite as dicas e boas viagens!

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Viagens corporativas desempenham um papel vital no mundo dos negócios, permitindo a expansão e aprimoramento das operações. No entanto, manter os custos sob controle é essencial para garantir que as viagens sejam economicamente viáveis.

Gestão de Custos em Viagens Corporativas

Esse é um aspecto fundamental para qualquer empresa que realize viagens corporativas, a gestão eficaz não apenas impacta diretamente as finanças da empresa, mas também tem implicações em sua eficiência operacional e na responsabilidade social. Passagens aéreas, hospedagens, alimentação e outras despesas, podem se acumular rapidamente, e a gestão aliada a uma boa política de viagens, e diretrizes clara de gastos, ajuda a garantir que os funcionários estejam cientes das expectativas em relação aos gastos durantes as viagens, evitando excessos e despesas não autorizadas.

Garantindo a lucratividade:

Viagens de negócios são um investimento vital para o crescimento e sucesso da empresa, bem como para fortalecer o relacionamento presencial com os clientes, demonstrando o valor que eles representam. No entanto, é essencial controlar rigorosamente os custos para proteger os lucros e manter a rentabilidade da empresa em alta.

Economia de Recursos:

Uma gestão eficaz de custos em viagens corporativas envolve a busca de maneiras de economizar recursos. Isso pode incluir a negociação de contratos vantajosos com fornecedores de viagens, a escolha de opções de hospedagem mais econômicas e o uso de tecnologia para encontrar as melhores ofertas.

A Essêntir Viagens utiliza tecnologia de ponta e inteligência estratégica, para oferecer as melhores soluções de viagens, controles, relatórios e diretórios dos principais hotéis, com tarifas negociadas, buscando levar eficiência operacional para a sua empresa, com melhor uso dos recursos financeiros e maior margem de lucro.

Responsabilidade Social e Sustentabilidade:

Além dos aspectos financeiros, a gestão de custos em viagens corporativas também pode ter um impacto positivo na responsabilidade social da empresa. A escolha de práticas sustentáveis, como a redução das emissões de carbono associadas a viagens, é uma parte importante dessa gestão.

Empresas e pessoas estão cada vez mais focadas em fechar negócios com corporações que estejam seriamente comprometidas com projetos ambientais e de sustentabilidade. A Essêntir Viagens criou o projeto “Plantando Hoje para Voar Amanhã”, onde convidamos os nossos clientes a compensar a produção de CO2 com o plantio de árvores nativas em regiões de proteção permanente na Amazônia. Clique aqui para saber mais sobre esse projeto.

Políticas Eficazes de Viagens Corporativas:

Políticas Eficazes de Viagens Corporativas desempenham um papel crucial na gestão de custos e na garantia da eficiência operacional das viagens de negócios. Elas devem ser claras e diretas para que os colaboradores não tenham dúvidas durante suas viagens a trabalho.  Aqui estão alguns pontos importantes a serem considerados:

1. Transparência e Clareza: Políticas bem elaboradas devem ser transparentes e fáceis de entender. Elas devem esclarecer quais despesas são reembolsáveis, quais não são, e os procedimentos para solicitar e documentar reembolsos.
2. Limites e Restrições de Gastos: As políticas devem estabelecer limites para diferentes categorias de despesas, como passagens aéreas, hospedagem, alimentação e transporte local. Isso ajuda a evitar gastos excessivos e a manter os custos dentro do orçamento.
3. Procedimentos de Aprovação: Estabeleça quem é responsável por aprovar as viagens de negócios e sob quais condições. Isso pode incluir supervisores, gerentes de departamento ou até mesmo a necessidade de autorização de níveis mais altos para viagens mais dispendiosas.
4. Políticas de Cancelamento e Alteração: Esclareça as diretrizes para cancelamentos e alterações de planos de viagem, incluindo eventuais penalidades ou restrições.
5. Reservas Antecipadas: Encoraje ou estabeleça diretrizes sobre a antecedência das reservas, o que pode ajudar a garantir tarifas mais econômicas em passagens e hospedagem.
6. Reembolsos e Prestação de Contas: Especifique os procedimentos e prazos para a prestação de contas e solicitação de reembolsos. Isso pode incluir a documentação necessária, como recibos e faturas. Perdeu o recibo, leia aqui como proceder.
7. Atualizações e Revisões: As políticas devem ser dinâmicas e sujeitas a atualizações à medida que as necessidades da empresa e o cenário econômico mudam.
8. Treinamento e Comunicação: Certifique-se de que os funcionários estejam cientes das políticas e compreendam como aplicá-las. Ofereça treinamento quando necessário e mantenha uma comunicação clara sobre as diretrizes.

Em resumo, a gestão de custos em viagens corporativas é uma parte essencial da administração financeira de uma empresa. Ao estabelecer políticas claras, buscar eficiência e considerar a sustentabilidade, as empresas podem colher os benefícios das viagens de negócios sem comprometer seu desempenho financeiro. Isso garante que as viagens corporativas sejam um investimento estratégico que contribui para o sucesso da empresa.

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